Delapan Prinsip Sistem Manajemen ISO 9001

Delapan Prinsip Sistem Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO 9001

Latar Belakang ISO 9001

Delapan Prinsip Sistem Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO 9001 – Sistem Manajemen Kualitas Internasional ISO 9001 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip – prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja.

Prinsip – prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli – ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar ISO 9001.

Delapan prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001 itu adalah :

Prinsip 1 : Fokus Pelanggan
Prinsip 2 : Kepemimpinan
Prinsip 3 : Keterlibatan Orang
Prinsip 4 : Pendekatan Proses
Prinsip 5 : Pendekatan Sistem terhadap Manajemen
Prinsip 6 : Peningkatan Terus – Menerus
Prinsip 7 : Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan
Prinsip 8 : Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Penjelasan berikut akan menerangkan tentang penerapan kedelapan prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan ISO 9001 itu, agar mampu meningkatkan efektivitas dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001.

Prinsip 1. Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspetasi pelanggan.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan ini adalah :

Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan – tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan.
Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi – transaksi.

Penerapan prinsip fokus pelanggan akan membawa organisasi menuju :

Pencarian kembali dan pemahaman kebutuhan serta ekspektasi pelanggan;
Jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi terkait langsung dengan kebutuhan dan ekspetasi pelanggan;
Penciptaan komunikasi tentang kebutuhan dan ekspektasi pelanggan ke seluruh anggota organisasi;
Pengukuran kepuasan pelanggan dan tindakan-tindakan pada hasil-hasil;
Pengelolaan sistematik berkaitan dengan hubungan pelanggan;
Jaminan suat pendekatan berimbang antara memuaskan pelanggan dan pihak-pihak laing yang berkepentingan (seperti pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokal, dan masyarakat secara keseluruhan).

Prinsip 2. Kepemimpinan

Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Manfat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan ini, adalah :

Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi
Aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara
Meminimumkan kesalahan komunikasi di antara tingkat-tingkat dalam organisasi.

Penerapan prinsp kepemimpinan akan membawa organisasi menuju :

Pertimbangan kebutuhan dari semua pihak yang berkepentingan (Stakeholders), termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokan dan masyarakat secara keseluruhan;
Penetapan suatu visi yang jelas dari organisasi untuk masa mendatang;
Penetapan sasaran dan target yang menantang;
Penciptaan dan pemeliharaan nilai-nilai bersama, keadilan dan etika, pada semua tingkat dalam organisasi;
Penciptaan kepercayaan dan menghilangkan ketakutan;
Penyiapan orang-orang dengan sumber-sumber daya yang diperlukan, pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas;
Penciptaan insipiras, mendukung dan menghargai kontribusi orang-orang dalam organisasi.

Prinsip 3. Keterlibatan Orang-Orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.

Manfaat – manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan orang ini adalah :

Orang-orang dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat
Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi
Orang-orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka
Orang-orang menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus-menerus.

Penerapan prinsip keterlibatan orang akan membawa organisasi menuju :

Orang-orang akan memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam organisasi;
Orang-orang akan mampu mengidentifikasi kendala-kendala yang menghambat kinerja mereka;
Orang-orang akan bertanggungjawab terhadap masalah yang dihadapi beserta solusi terhadap masalah itu;
Orang-orang akan mampu mengevaluasi kinerja mereka dibandingkan terhadap sasaran dan tujuan pribadi;
Orang-orang akan secara aktif mencari kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan kompetensi pengetahuan dan pengalaman mereka;
Orang-orang akan secara bebas menyumbangkan pengetahuan dan pengalaman mereka;
Orang-orang akan secara terbuka mendiskusikan masalah-masalah dan isu-isu yang berkembang.

Prinsip 4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integraasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan.

Dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi inout terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses, ini adalah :

Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus (cycle times) menjadi lebih pendek, melalui efektivitas penggunaan sumber-sumber daya.
Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan (predictable)
Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus.

Penerapan prinsip pendekatan proses akan membawa organisasi menuju :

Pendefinisian secara sistematik dari aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan;
Penetapan tanggungjawab dan akuntabilitas yang jelas untuk mengelola aktivitas-aktivitas pokok;
Kemampuan menganalisis dan mengukur kapabilitas dari aktivitas-aktivitas pokok;
Pengidentifikasian keterkaitan dari aktivitas-aktivitas pokok dalam dan diantara fungsi-fungsi organisasi;
Kemampuan memfokuskan faktor-faktor seperti sumber daya, metode, dan material yang akan meningkatkan aktivitas pokok dari organisasi;
Kemampuan mengevaluasi resiko, konsekuensi dan dampak dari aktivtas pokok pada pelanggan, pemasok dan pihak-pihak lain yang berkepentingan

Prinsip 5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Pengidentifikasia, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Manfat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen ini, adalah :

Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang akan terbaik mencapai hasil-hasil yang diinginkan
Kemampuan menfokusikan usaha-usaha pada proses-proses kunci
Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi.

Penerapan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen akan membawa organisasi menuju;

Strukturisasi suatu sistem untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien;
Pemahaman kesalingtergantungan diantara proses-proses dari sistem;
Pendekatan terstruktur yang mengharmonisasikan dan mengintegrasikan proses-proses;
Pemahaman yang lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi hambatan antar fungsi dalam organisasi;
Pemahaman kemampuan organisasi dan penetapan kendala dari sumber daya sebelum bertindak;
Kemampuan untuk menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi;
Peningkatan terus-menerus dari sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

Prinsip 6. Peningkatan Terus-Menerus

Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu.

Peningkatan terus menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menaggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinami dari Sistem Manajemen Kualitas.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan terus menerus ini, adalah :

Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi
Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi
Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang ada.

Penerapan prinsip peningkatan terus menerus akan membawa organisasi menuju :

Penggunaan pendekatan lingkup organisasi (organization wide approach) yang konsisten terhadap peningkatan terus menerus dari kinerja organisasi;
Pemberian pelatihan kepada orang-orang tentang metode dan alat-alat peningkatan terus menerus;
Menjadikan peningkatan terus menerus dari produk, proses-proses dan sistem, merupakan tujuan utama dari setiap individu dalam organisasi;
Pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan.

Prinsip 7. Pendekatan Faktual Dalam Pembuatan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah berdasarkan pada analisa data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

Keputusan manajemen organisasi, seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi Sistem Manajemen Kualitas.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan ini, adalah :

Keputusan berdasarkan informasi yang akurat
Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan lalu melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual
Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan.

Penerapan prinsip pendekatan faktual dalam pembuata keputusan akan membawa organisasi menuju ::

Jaminan bahwa data dan informasi adalah akurat dan dapat diandalkan;
Membuat data menjadi mudah diperoleh bagi mereka yang membutuhkannya;
Menganalisis data dan informasi menggunakan metode-metode yang sahih;
Keseimbangan dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan berdasarkan pada analisis faktual, pengalaman dan instuisi.

Prinsip 8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan satu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan ini, adalah :

Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak
Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan
Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber daya

Penerapan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan akan membawa organisasi menuju :

Penetapan hubungan yang menyeimbangkan hasil hasil jangka pendek dengan pertimbangan jangka panjang;
Pengumpulan dari keahlian dan sumber sumber daya dengan mitra bisnis;
Mengidentifikasi dan memilih pemasok utama yang dapat diandalkan;
Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka;
Membagi informasi dan rencana-rencana mendatang;
Menentukan pengembangan bersama dan aktivitas peningkatan terus menerus;
Meningkatkan inspirasi, pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok.

Apabila kedelapan prinsip manajemen kualitas yang merupakan filosofi dasar dari Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 itu diterapkan secara taat asas dan benar, maka berbagai manfaat ersama akan diperoleh, antara lain :

Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan, tersedia apabila dibutuhkan dan dapat diandalkan dalam pemanfaatannya
Orang-orang dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: kondisi kerja, kepuasan kerja, keselamatan dan kesehatan kerja, semangat kerja dan jaminan kestabilan dalam kerja
Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui peningkatan : return on investment (ROI), hasil hasil operasional, pangsa pasar dan keuntungan
Pemasok dan mintra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan : kestabilan, pertumbuhan, kemitraan dan pemahaman bersama
Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui : pemenuhan persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan, penurunan dampak lingkungan dan peningkatan keamanan.

Ingin mendalami pengetahuan tentang ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu ? Ikuti training Multi Kompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber :

Penulis : Prof. Dr. Vincent Gaspersz, CMQOE, CQE, CQA, CSSMBB, CFPIM, CSCP Lean Six Sigma Master Black Belt

Penerbit : Vinschristo Publication, 2012