Deskripsi Produk Manajemen Proses Bisnis

Deskripsi Produk Manajemen Proses Bisnis – Persaingan dalam mengelola sebuah bisnis baik yang memiliki skala kecil, menengah dan besar sangat ketat. Bisnis yang tidak dapat bersaing, otomatis akan tersingkir. Dalam iklim kompetisi yang ketat tersebut, kunci sukses bisnis adalah bagaimana kita memuaskan pelanggan dan mendapatkan lebih banyak pelanggan baru. Tuntutan pelanggan atas produk/jasa yang mereka beli semakin tinggi. Pelanggan menginginkan produk dengan harga yang murah, berkualitas baik, dan waktu pelayanan yang cepat.

Pada masa lalu, pelanggan cukup dapat terpuaskan bila mereka dapat memperoleh produk/jasa dengan harga murah atau kualitas produk yang baik atau pengiriman yang tepat waktu. Namun, saat ini ketiga hal tersebut mutlak menjadi tuntunan yang harus dipenuhi ketiganya dan bukan hanya salah satunya.

Melihat kondisi tersebut, mau tidak mau dibutuhkan suatu metode untuk melakukan efisiensi perusahaan, melalui buku ini diharapkan perusahaan dapat lebih meningkatkan efisiensi perusahaan melalui penerapan manajemen proses bisnis dan membantu perusahaan dalam menghasilkan produk dengan harga yang terjangkau, kualitas yang baik dan pengiriman yang tepat waktu.

Pengertian Manajemen Proses Bisnis

Seandainya Anda berencana untuk melakukan perjalanan ke luar kota menggunakan mobil, satu hal yang Anda ingat dan Anda inginkan adanya peta yang akan memandu perjalanan anda. Anda akan membaca peta tersebut dengan kota besar yang Anda ketahui kemudian Anda detailkan dengan kota kecil dan akhirnya detail lagi menuju tempat yang Anda tuju. Dengan adanya peta tersebut Anda akan mengetahui jalan yang harus Anda lalui, hambatan-hambatannya dan jarak yang dapat diperkirakan.

Intinya bagaimana mengelola proses bisnis setelah kita mengetahui dengan terperinci melalui pemetaan proses bisnis, melakukan analisis dan menghasilkan solusi yang dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan.

Latar Belakang

Dalam pengelolaan bisnis, setiap perusahaan akan menghadapi masalah dan tantangan dalam menjalankan usahanya. Tantangan tersebut dapat berasal eksternal maupun internal lingkungan operasional perusahaan. Faktor eksternal yang sangat besar pengaruhnya adalah semakin meningkatnya persaingan dipasar bebas, baik yang datang dari pesaing maupun permintaan pelanggan yang semakin spesifik.

Selain itu, regulasi dan deregulasi pemerintah maupun areal perdagangan tertentu, sehingga perusahaan dituntut untuk lebih kompetitif di bidang kualitas produk atau jasa yang diberikan, waktu pengiriman yang sesuai dengan permintaan pelanggan dan harga jual yang terjangkau.

Ada beberapa sinyal peringatan dini yang harus dijawab agar perusahaan dapat lebih siap dalam menghadapi tantangan-tantangan tersebut, antara lain:

Keluhan pelanggan baik dalam bentuk claim maupun complaint
Waktu pengiriman yang tidak tepat
Banyaknya kegiatan yang tidak memberi nilai tambah
Tingginya jumlah persediaan
Terlambat dalam mendapatkan informasi kritis dan lain-lain.

Banyak cara untuk menjawab semua tantangan tersebut dan salah satunya adalah “Manajemen Proses Bisnis” (Business Process Management) yang memiliki karakteristik antara lain:

Proses yang lebih berorientasi kepada pelanggan
Mempunyai perspektif yang strategis guna menyelaraskan antara operasional dengan visi maupun strategi perusahaan
Dalam menerapkan perbaikan di operasional tidak dibatasi oleh fungsi-fungsi operasi
Menitikberatkan pada pencapaian hasil yang bermakna dalam waktu yang ditentukan

Maksud dan Tujuan

Dengan pemetaan proses bisnis dapat diperoleh gambaran menyeluruh dan komprehensif mengenai proses bisnis dan operasional perusahaan pada kondisi aktual mencari peluang-peluang perbaikan. Dengan mengetahui proses bisnis secara jelas dapat meningkatkan koordinasi antarbagian serta dapat menjadi referensi bagi internal perusahaan untuk melakukan suatu program perbaikan (improvement).

Tujuan dari penerapan manajemen proses bisnis bagi perusahaan itu sendiri diantaranya adalah:

Mengevaluasi proses dan mencari alternatif yang lebih baik
Mengetahui dengan cepat tugas dan tanggung jawab bagi karyawan baru
Melakukan pengukuran kinerja
Mencari dan melakukan perbaikan.

Mengevaluasi Proses dan Mencari alternatif yang Lebih Baik

Aktivitas dalam perusahaan dilakukan oleh para pekerja di mana mereka melakukan langkah-langkah sesuai dengan proses yang telah dibuat. Dengan adanya pemetaan proses bisnis akan memberikan gambaran secara jelas dan terperinci mengenai proses tersebut. Dari gambaran tersebut dapat diketahui hambatan setiap proses sehingga dapat dicari alternatif yang lebih baik.

Mengetahui dengan Cepat Tugas dan Tanggung Jawab bagi Karyawan Baru

Sebagai sebuah organisasi, mungkin saja dalam perusahaan terdapat SDM baru, organisasi baru atau departemen yang baru. Satu hal yang menjadi pertimbangan bagi pemilik perusahaan adalah bagaimana mereka dapat memahami secara cepat apa yang sekarang sedang dilakukan. Dengan pemetaan proses, informasi dapat disampaikan secara lebih cepat, dengan:

Output (Produk atau Jasa) apa yang diberikan kepada pelanggan baik eksternal maupun internal
Pelanggan dari masing-masing output yang dihasilkan
Input dari setiap aktivitas yang nantinya menghasilkan output
Siapa yang memberikan input
Hubungan antar proses dan bagian dalam organisasi perusahaan

Melakukan Pengukuran Kinerja

Pemetaan proses bisnis akan mempermudah dalam menentukan pada proses mana kita akan mengambil pengukuran untuk melihat kinerja perusahaan.

Mencari dan Melakukan Perbaikan (Improvement)

Deskripsi Produk Manajemen Proses Bisnis – Dengan adanya pemetaan proses bisnis dapat membantu perusahaan untuk mencari peluang-peluang perbaikan melalui alur kerja atau proses yang lebih baik, lebih cepat dan lebih hemat sumber daya. Hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan mengelompokkan setiap aktivitas atau bahkan menghilangkan proses -proses yang tidak memberikan nilai tambah.

Metodologi

Proyek manajemen proses bisnis ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

Perencanaan manajemen proses bisnis
Pemetaan Proses Bisnis
Analisis dan solusi proses bisnis
Implementasi dan Audit

Ingin mempelajari ilmu Business Process Mapping? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber

Judul Buku : Efisiensi Perusahaan melalui Penerapan Manajemen Proses Bisnis

Penulis : Ir. Meidi Wibowo

Penerbit : PT Gramedia Widiasarana Indonesia