Dokumentasi Sistem Manajemen HACCP

A. Ketentuan Dokumentasi Dalam Sistem HACCP

Dokumentasi Sistem manajemen HACCP di Indonesia menggunakan dua standar dalam penerapannya, yakni SNI 01-4852-1998 dan Pedoman BSN 1004:2002. Standar SNI 01-4852-1998 menjelaskan mengenai persyaratan industri pangan yang menerapkan sistem HACCP dan Pedoman BSC 1004:2002 menjelaskan tentang rencana HACCP.

Persyaratan dokumentasi di dalam sistem HACCP dicantumkan pada prinsip 7 atau 6, dapat dipertukarkan dengan verifikasi. Di dalam SNI 01-4852-1998, persyaratan dokumentasi dicantumkan di dalam elemen 4.12. Sementara pada standar RvA dokumentasi dan rekaman diatur pada elemen 5.12.

Secara umum, dokumentasi menurut ISO 15161:2001 berisi tentang beberapa hal, yaitu:

pernyataan terdokumentasi mengenai kebijakan dan sasaran;
sebuah manual mutu;
prosedur terdokumentasi yang dibutuhkan oleh standar ISO 9001:2000;
dokumentasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk menjamin perencanaan, operasi dan pengendalian proses;
rekaman yang diperlukan oleh standar ISO 9001:2000.

B. Kebutuhan Dokumentasi

Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control, TQC) yang sangat populer dengan pembentukan Gugusan Kendali Mutu (GKM) beberapa tahun yang lalu tampak masih kurang dapat bertahan didalam dunia usaha karena bukti-bukti penerapannya yang kurang dapat dipertanggungjawabkan. Bukti efektivitas penerapan GKM dan TQC hanya dapat terekam melalui laporan kegiatannya saja, tetapi tidak pada mekanisme pengendalian rutin prosesnya.

Secara umum dokumentasi dan rekaman yang diperlukan untuk beberapa kepentingan bagi:

manajemen puncak, sebagai alat evaluasi dan kendali dari penyelenggaraan kebijakan maupun operasi suatu organisasi, termasuk di dalamnya perlindungan terhadap rahasia organisasi.
manajemen madya, sebagai alat kendali dan penuntun operasi suatu organisasi;
manajemen pelaksana, sebagai alat penuntun operasi suatu organisasi.

C. Prnsip Dasar Dokumentasi

Tidak semua orang dipastikan dapat memanfaatkan suatu dokumen, meskipun dokumen tersebut tersedia untuk umum. Suatu dokumen dipastikan akan berguna apabila memenuhi beberapa persyaratan, seperti tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dapat dipahami.

1. Tepat Waktu

Dokumen dikatakan tepat waktu apabila memenuhi persyaratan teraktualisasikan, artinya senantiasa mengikuti perkembangan kebutuhan penggunan dan penggunaannya. Pada prinsipnya dokumentasi dapat dikatakan sebagai suatu upaya untuk memvisualisasikan sesuatu yang telah dan akan terjadi, dimana visualisasi tersebut dapat dibayangkan.

2. Tepat Guna

Tidak semua dokumen bermanfaat bagi semua satuan organisasi atau kegiatan, tetapi harus dipilih sesuai dengan fungsi yang diaturnya. Dokumen dikatakan tepat guna, apabila ditulis dan dibuat sesuai dengan keinginan dari operasi yang menggunakannya.

Didalam membuat suatu dokumen harus diperhatikan benar tuntutan penggunaan dari suatu operasi. Meskipun tidak dilarang membuat dokumen yang diperkaya, akan tetapi akan melanggar prinsip efisiensi.

3. Tepat Sasaran

Ada dua prinsip yang ditekankan di dalam sistem dokumentasi untuk memastikan suatu dokumen tepat sasaran, yakni ditujukan kepada pengguna yang tepat dan ditempatkan di tempat yang tepat.

Penempatan dokumen ditempat yang tepat telah menjadi persyaratan yang umum didalam sistem manajemen modern. Tujuan penempatan ini adalah untuk memastikan bahwa sistem operasi di tempat itu benar-benar sesuai dengan persyaratan yang terdokumentasi tersebut.

4. Dapat Dipahami

Dokumen dapat divisualisasikan dalam bentuk apapun, baik serupa rangkaian tulisan, diagram, animasi, ataupun gambar bergerak. Prinsip utama dari pembuatan dokumen adalah memudahkan transformasi informasi dari satu pihak ke pihak lainnya.

Meskipun tidak ada keharusan untuk membuat dokumen menjadi mudah dipahami karen alasan rahasia tertentu, namun kewajiban untuk memberikan dekoder kepada pihak tertentu menjadi salah satu syarat dokumentasi.

D. Gabungan Sistem Dokumentasi

Didalam operasi suatu unit usaha modern, umumnya telah dilengkapi dengan sejumlah rekaman dan pencatatan yang disebut dokumentasi. Dokumen yang dibuat, diterima dan tersirkulasi didalam suatu kegiatan sangatlah banyak dan beragam sehingga diperlukan pemilahan yang tepat guna memudahkan pemanfaatannya.

Manfaat sistem dokumentasi akan dirahasiakan apabila telah berhasil menyelaraskan kegiatan rutin dengan sistem baru. Beberapa manfaat yang telah diambil oleh unit usaha atau organisasi yang telah menerapkan sistem ISO seri 9000 diantaranya adalah:

menjaga konsistensi kegiatan operasi;
bersifat repeatability, artinya dapat dikerjakan oleh orang lain;
dapat ditelusuri guna melacak kekeliruan;
pertanggungjawaban operasi menjadi jelas;
menekan rework (kerja ulang).

Penggabungan sistem dokumentasi dari beberapa sistem manajemen di dalam perusahaan akan sangat bermanfaat terutama dalam hal:

penggunaan personal di dalam pengendalian sistem menjadi relatif sedikit;
menghindari tumpang tindih pekerjaan yang tidak perlu, terutama pada fungsi pengendalian sistem manajemen dan administrasi;
mengurangi frekuensi audit;
menyederhanakan kerumitan pengelolaan dokumen;
menyederhanakan pengendalian distribusi dokumen;
menghemat biaya pengelolaan dokumen.

E. Struktur Dokumentasi Sistem HACCP

Berkaitan dengan HACCP maka dokumentasi ini berperan sebagai acuan yang pasti dalam penerapan, pemeliharaan dan pengembangan Sistem HACCP dalam menjaga dan menjamin keamanan produk yang dihasilkan. Dokumentasi HACCP menjadi bukti kejelasan bagi pelanggan bahwa perusahaan benar-benar memiliki sistem yang dapat menumbuhkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan.

Fungsi dokumentasi tersebut harus didukung oleh dokumentasi yang baik, yakni:

mudah digunakan dalam perusahaan
mudah dimengerti oleh karyawan perusahaan
informasi yang dibutuhkan bisa segera dicari
tidak berlebihan dan
rujukan silang sesedikit mungkin.

Tujuan dokumentasi antara lain:

bukti keamanan produk berkaitan dengan prosedur dan proses yang ada
jaminan pemenuhan peraturan
kemudahan pelacakan produk dan peninjauan catatan
dokumentasi data pengukuran, catatan permanen mengenai keamanan produk
merupakan sumber tinjauan data yang diperlakukan apabila ada audit HACCP
catatan HACCP memusatkan pada isu keamanan pangan, masalah dapat cepat teridentifikasi
membantu mengidentifikasi lot ingredient, bahan pengemas, dan produk akhir apabila masalah keamanan timbul memerlukan penarikan dari pasar.

F. Teknik Membuat Dokumen HACCP

Prinsip umum pembuatan dokumen HACCP adalah write what you do and do what you write. Tidak diperlukan penulisan dokumen yang ideal sementara tidak dapat diterapkan dalam aktivitas operasi keseharian. Menyusun dokumen HACCP dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni:

dokumen disusun oleh tim HACCP;
dokumen disusun oleh tim departemen teknis masing-masing.

1. Tata Cara Menulis Manual

Manual HACCP disusun dengan merujuk Pedoman BSN 1004:2002, dengan menulis ulang urut-urutan persyaratan didalamnya. Selain itu, dapat pula ditambahkan beberapa informasi tambahan yang perlu dimasukkan ke dalam manual. Langkah penulisan manual adalah sebagai berikut

Tulislah mengenai perubahan pada lembar awal, mulai dari sejarah berdiri, kapasitas produksi, jenis produk, jumlah karyawan, jajaran, manajemen, penghargaan yang diterima dan segala sesuatu yang menginformasikan perusahaan tersebut.
Tulislah ruang lingkup produk yang akan disertifikasi.
Tulislah deskripsi produk lengkap berikut panduan penggunaan, penyimpanan, dan merek dagangnya.
Susunlah kebijakan perusahaan mengenai penerapan HACCP.
Tampilkan struktur organisasi perusahaan dan uraikan posisi tim HACCP didalamnya.
Mulailah menyalin kembali bunyi standar, tetapi kalimatnya diubah dengan pernyataan.
Tampilkan diagram alir dan tata letak pabrik dalam naual. Tata letak menjadi persyaratan wajib apabila mengacu kepada standar RvA.
Tampilkan Control Measure didalam manual
Tulis seluruh prosedur yang dibuat dibagian paling akhir dari manual HACCP

2. Tata Cara Menulis Prosedur

Prosedur dapat dideskripsikan dalam bentuk uraian kalimat, namun dapat pula disusun hanya dalam bentuk diagram alir. Berikut ini adalah tahap-tahap dalam penyusunan prosedur:

menentukan bagian perusahaan yang terlibat;
membuat ringkasan kegiatan;
membuat ringkasan dari manual sistem yang diacu;
membuat ringkasan persyaratan dasar standar yang diacu;
membanding tahap 2, 3 dan 4;
menyusun draft prosedur;
memverifikasi prosedur;
mengsahkan prosedur;
menerapkan prosedur;

Sebagai contoh format prosedur diuraikan berikut ini:

Lembar pengesahan dan pengendalian
Lembar perubahan
1.0 Tujuan
2.0 Ruang Lingkup
3.0 Definisi
4.0 Rujukan
5.0 Tanggung Jawab
6.0 Prosedur
7.0 Dokumentasi
8.0 Lampiran Form

3. Tata Cara Menulis Instruksi Kerja

Instruksi ditulis sangat teknis dan merupakan perintah kerja langsung untuk level manajemen lebih rendah. Bahasa yang digunakan adalah bahasa perintah. Contoh format instruksi kerja diuraikan sebagai berikut:

Lembar pengesahan dan pengendalian
Lembar perubahan
1.0 Rujukan Dokumen Induk
2.0 Definisi
3.0 Tata Kerja
4.0 Lampiran Form apabila ada

4. Tata Cara membuat Form

Pembuatan Form tidak ada yang istimewa sama seperti perangkat daftar periksa untuk pengambilan data. Hal-hal penting yang harus dimuat dalam form adalah:

apa objek yang didata;
bagaiman bentuk data yang diambil;
dimana data diambil, maksudnya areal dan departemen mana;
siapa yang mengambil data dan siapa yang memverifikasi;
kapan data tersebut diambil, atau untuk periode kapan data tersebut diambil;
bentuk pengendalian formulir

G. Rekaman

Rekaman atau record adalah bukti adanya aktivitas penerapan sistem HACCP di perusahaan. Rekaman tersebut dapat berupa catatan kegiatan, laporan kegiatan, laporan pemeriksaan, sertifikat, formulir terisi atau rekaman dalam bentuk media elektronik.

Deskripsi rekaman didalam standar SNI 01-4852-1998 tidak begitu nyata perbedaannya dengan dokumentasi. Analisis bahaya dalam standar SNI tersebut dimasukkan ke dalam dokumentasi sementara contoh lembaran kerja dimasukkan sebagai rekaman atau catatan.

H. Pengendalian Dokumen dan Rekaman

1. Pengendalian Dokumen

Pengendalian dokumen dilakukan mulai dari dokumen tersebut dibuat sampai dokumen dimusnahkan. Pengendalian dokumen meliputi:

pengesahan dokumen
penomoran dokumen dan
distribusi dokumen

2. Identifikasi Dokumen

Penomoran dokumen merupakan identifikasi khas setiap dokumen yang diterbitkan. Tidak ada format bauk dalam penomoran dokumen. Hal yang penting dalam penomoran dokumen adalah dapat ditelusuri dengan mudah sehingga memudahkan dalam penggunaannya. Biasanya nomor dokumen menunjukkan identitas perusahaan yang diikuti dengan kode dokumen dan nomor urut dokumen.

3. Distribusi Dokumen

Standar RvA Elemen 5.12.1 aline 4 butir 4 mempersyaratkan adanya jaminan bahwa dokumen mutakhir yang relevan berada di tempat kerja yang dibutuhkan. Persyaratan ini menjadi dasar distribusi dokumen. Persyaratan distribusi dokumen adalah:

harus sampai ke tangan pemegan dokumen, tepat waktu, dan disertai tanda bukti;
dokumen terbaru menggantikan dokumen lama, harus ada penarikan dokumen lama atau ada perintah pemusnahan;
dokumen yang diterima lengkap tidak berkurang.

4. Perbaikan Dokumen

Dokumen dapat diubah mengikuti kebutuhan perusahaan atau perkembangan teknologi. Apabila revisi dalam suatu dokumen sangat banyak atau penting maka dokumen dapat diterbitkan ulang. Revisi dan terbit ulang terhadap dokumen tidak terkendali didistribusikan dengan persetujuan pejabat berwenang dan tidak memperbarui perubahan nomor terbit dan revisi.

Perubahan dokumen bukan semata hanya menyangkut substansi, namun perubahan format dan bentuk juga merupakan bagian yang kepada seluruh pengguna diperusahaan.

5. Pemusnahan Dokumen

Dokumen yang telah direvisi harus ditarik untuk dimusnahkan. Pemusnahan ini untuk memastikan bahwa dokumen kedaluwarsa tidak lagi menjadi acuan dalam operasi sehari-hari. Metode pemusnahan tidaklah berkonotasi harus hancur lebur, tetapi dapat pula hanya diberi tanda khusus dan masih dapat dipergunakan untuk keperluan lain

Penarikan dokumen kedaluwarsa dilakukan oleh pengendali dokumen dan menggantinya dengan dokumen yang sudah direvisi. Untuk kepentingan tertentu dokumen kedaluwarsa dapat disimpan dalam arsip dengan diberikan tanda khsusus.

Ingin memahami dokumentasi tentang sistem HACCP? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber

Judul Buku: Sistem Manajemen HACCP

Penulis: Dr. Ir Hermawan Thahee

Penerbit: PT Bumi Aksara