Knowledge Management dan Kompetensi

A. Pengertian Knowledge Management

Knowledge management dan Kompetensi – membahas bagaiman proses atau cara untuk menciptakan pengetahuan, memperoleh pengetahuan, menangkap pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan menggunakan pengetahuan (Scarborough Swan and Preston 1999). Munculnya knowledge management dilatarbelakangi oleh keyakinan akan besarnya manfaat pengetahuan bagi setiap anggota organisasi. Suatu negara yang memiliki penduduk dengan rata-rata tingkat penguasaan pengetahuan yang lebih tinggi akan tampak lebih maju dibandingkan dengan negara lain hanya menguasai sedikit pengetahuan.

Dewasa ini tingginya pengetahuan yang dimiliki oleh suatu negara ditandai dengan banyaknya pengetahuan tentang teknologi tinggi yang dimiliki dan digunakan oleh masyarakatnya, contohnya , negara-negara yang masyarakatnya memliki dan menggunakan komputer dengan “processor” berteknologi tinggi, menggunakan peralatan canggih untuk operasi perusahaan atau menghasilkan inovasi modern cenderung merupakan negara yang lebih maju dibandingkan negara lain yang masyarakatnya belum memiliki hal yang sama.

Dewasa ini penyebarluasan dan kepemilikan pengetahuan menjadi salah satu fokus utama di dalam pengembangan sumber daya manusia dan peningkatan keunggulan bersaing. Ini tidak hanya terjadi pada organisasi yang berorientasi pada perolehan keuntungan, namun juga pada organisasi nirlaba (organisasi yang tidak berorientasi mencari keuntungan). Oleh karena itu, tidaklah heran apabila para ilmuan mencoba menjadikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu tersendiri.

Ada berbagai cara untuk memperoleh dan menyebarluaskan pengetahuan dalam suatu organisasi:

Menggunakan teknologi komputer sebagai media online yang dapat dengan mudah mengakses dan diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan.
Menerapkan pengetahuan yang akan disebarluaskan ke dalam peraturan organisasi dan prosedur kerja.
Menyebarkan pengetahuan dengan menyampaikannya melalui cerita, atau memasukannya ke dalam nilai perusahaan.
Menyebarluaskan pengetahuan melalui anggota kunci yang mampu meneruskan pengetahuan tersebut kepada orang lain.
Memberikan pelatihan kepada anggota organisasi atau karyawan dalam rangka meningkatkan pengetahuan.
Mengadakan kompetesi pengetahuan untuk karyawan atau anggota organisasi dan memberikan hadiah bagi mereka yang unggul dalam pengembangan pengetahuan.

Sebagaiman kita ketahui bahwa kepemilikan pengetahuan merupakan awal dari segala aktivitas yang ada dalam organisasi. Untuk dapat melakukan pekerjaan, seseorang harus memiliki pengetahuan tentang pekerjaan tersebut terlebih dahulu; untuk dapat memiliki keunggulan bersaing, perusahaan harus memiliki pengetahuan yang lebih daripada para pesaingnya; untuk dapat menjual produknya tenaga penjual harus mengetahui tentang pelanggannya; dan untuk dapat unggul dalam teknologi komputer anggota organisasi harus memiliki pengetahuan lebih banyak tentang komputer.

B. Penciptaan Knowledge (Pengetahuan) dalam Organisasi

Dari bahasan diatas pembaca telah mengetahui definisi dan pentingnya knowledge management bagi organisasi. Dewasa ini, dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia usaha, perusahaan tidak dapat hanya bergantung pada pengetahuan yang diperoleh dari orang atau organisasi lain, melainkan harus mampu menciptakan pengetahuan sendiri agar mereka dapat memiliki kekuatan dari dalam yang tidak mudah ditiru atau disaingi oleh perusahaan lain. Dengan demikian, perusahaan mampu menciptakan keunggulan bersaingnya setiap saat, melalui inovasi yang diciptakan oleh pengetahuan.

Menurut Nonaka (1991) “Pengetahuan baru” (new knowledge) akan tercipta apabila pengetahuan tersirat (tacit knowledge) dapat dinyatakan secara eksplisit atau dikristalisasikan menjadi sebuah inovasi. Dengan kata lain, penciptaan pengetahuan merupakan penciptaan kembali aspek-aspek yang ada didunia dengan menggunakan ide atau pandangan baru. Lebih lanjut Nonaka menjelaskan bahwa “pengetahuan baru” akan tercipta dengan mengungkap apa yang tersirat pada individu yang berupa pandangan, intuisi dan firasat individu diuji serta digunakan untuk kepentingan organisasi.

Pengetahuan tersirat akan tercermin pada keterampilan individu, model mental, kepercayaan serta perspektif yang tertanam dalam diri seseorang. Pengetahuan tersirat dipengaruhi oleh bagaimana orang memahami segala sesuatu yang ada didunia serta bertindak sesuai dengan pemahaman tersebut. Pengetahuan tersirat ini berada di bawah tingkat kesadaran manusia. Oleh karena itu, hal itu sangat sukar dikomunikasikan. Pengetahuan tersirat berbeda dari pengetahuan eksplisit, yang lebih mudah untuk dimengerti, bersifat formal dan sistematis.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh berikut ini:

Sebuah perusahaan mobil ingin menciptakan inovasi baru, yaitu model mobil yang menarik dan laku dipasaran. Semua staf dibagian pengembangan produk sudah berusaha untuk menghasilkan model mobil yang mereka desain sendiri, Namun, setelah diadakan penilaian internal serta diuji coba di pasar, model mobil yang dihasilkan tidak mendapatkan reaksi positif dari pasar.

Kemudian salah satu direksi perusahaan tersebut mengundang seorang ahli pendesain mobil profesional dan memintanya untuk memeragakan cara mengembangkan ide baru untuk menghasilkan desain mobil yang diinginkan perusahaan. Dan, ahli desain mobil profesional tersebut berhasil mendesain sebuah model mobil baru yang sangat disukai oleh bagian pemasaran. Namun, sesuai dengan perjanjian dengan ahli desain mobil profesional tersebut, perusahaan tidak diperbolehkan menggunakan hasil desain orang tersebut apabila perusahaan belum membayar royalti yang nilainya cukup tinggi.

Kemudian perusahaan memutuskan untuk memberdayakan stafnya kembali guna mendesain ulang model mobil tersebut setelah mereka menyaksikan ahli desain mobil profesional tersebut memeragakan bagaimana cara mendesai mobil. Akhirnya, setelah berusaha berkali-kali dengan menirukan cara yang dilakukan oleh ahli desain mobil profesional, akhirnya staf di bagian pengembangan produk baru berhasil menciptakan model mobil baru mereka yang disukai dan direspon secara positif oleh pasar. Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari contoh ini terhadap aliran pengetahuan:

Terdapat aliran pengetahuan tersirat dari pendesain mobil profesional kepada para staf pengembangan produk ketika para staf tersebut memperoleh keterampilan dengan jalan mengobservasi, mencontoh, serta mempraktikkan cara mendesain produknya.
Aliran pengetahuan tersirat menjadi pengetahuan eksplisit terjadi pada saat staf pengembangan produk yang mampu belajar dari ahli desain mobil profesion, lalu mentransfer pengetahuannya kepada rekannya dengan cara mengajarkan pengetahuan tersebut.
Aliran pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tersirat terjadi pada saat rekan kerjanya mulai mengerti apa yang harus diterangkan oleh staf pengembangan produk yang sudah mampu mendesain produk.
Aliran pengetahuan tersirat ke pengetahuan eksplisit terjadi pada saat staf pengembangan produk baru mengomunkasikan pengetahuannya secara formal kepada departemennya sehingga seluruh departemen memiliki model kerja yang sama serta dapat menghasilkan proses produksi yang digunakan untuk memproduksi produk baru.

Dari contoh diatas, diketahui bahwa inovasi mengalir dari pembelajaran, dimulai dari penciptaan pengetahuan baru, yang mana pengetahuan yang baru tersebut terus bergerak dari satu inovasi ke inovasi yang lain sampai tercipta suatu inovasi yang layak atau feasible untuk dilaksanakan. Pengetahuan tersirat muncul dari individu-individu dan menyebar ke individu yang lain. Namun, penyebarannya tidak mudah diketahui sampai pengetahuan tersirat tersebut sampai ke individu lain. Hal ini yang menyebabkan pengubahan pengetahuan tersirat menjadi pengetahuan eksplisit sangat sulit dilakukan. Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengubah pengetahuan terseirat menjadi pengetahuan eksplisit:

Pendekatan Metafora. Dimana orang diminta untuk mendeskripsikan sesuatu dengan caranya tersendiri sehingga apabila ada bebearpa orang melakukan hal tersebut, orang-orang tersebut dapat menghasilkan deskripsi dan arti yang berbeda terhadap suatu benda (hal) yang sama. Dengan cara demikian, seseorang dapat menciptakan pengetahuan tersirat dan menghasilkan pandangan ide baru. Beberapa deskripsi atau arti yang dihasilkan oleh pendekatan metafora tersebut dapat sama, berbeda atau berlawanan satu sama lain. Sebagai contoh: Model mobil Honda dengan merek New City diciptakan dengan menggunakan pendekatan metafora, melalui proses yang cukup panjang. Dimulai dengan penciptaan slogan “Lets gamble” atau “Mari berspekulasi”, yang menunukkan kebutuhan menggunakan pendekatan yang benar-benar berbeda dari pendekatan sebelumnya.
Lalu dari slogan tersebut muncul sejumlah ide yang berlawanan satu sama lain, seperti : Apakah mobil dianggap sebagai sebuah mesin atau sebuah organisme? Kemudian muncul pertanyaan: Apabila mobil merupakan sebuah organisme, bagaimana dia bisa berevolusi? Dari situlah muncul slogan baru, yaitu “Man-maximum, machine minimum”(Manusia-maksimum, mesin minimum), yang mana dari slogan ini muncul ide bahwa mobil harus fokus pada “kenyamanan” untuk dikendarai dalam lingkungan perkotaan, yaitu mobil sebagai suatu ruangan. Sebagai suatu ruangan, mobil harus pendek dan tinggi, kemudian dari pemikiran tersebut muncul ide tall boy car, yaitu mobil pemuda yang tinggi yang pada akhirnya dinamakan Honda City.
Pendekatan analogi. Analogi dapat digunakan untuk menyelesaikan perbedaan pandangan yang dihasilkan pada pendekatan metafora karena analogi merupakan proses yang terstruktur untuk mempersatukan perbedaan serta mengklarifikasikan apakah ide yang berbeda benar-benar berbeda atau merupakan hal yang serupa.
Pendekatan Model. Selain digunakan untuk menyelesaikan perbedaan, model juga digunakan untuk mengkristalkan ide baru menjadi pengetahuan baru. Ketika pengetahuan baru tersebut disebarluaskan kepada kelompok atau organisasi, harus dilakukan pengujian lebih dulu melalui proses diskusi, dialog dan perdebatan.

C. Hubungan antara Knowledge Managemen dan Kompetensi

Seperti telah dibahas sebelumnya bahwa knowledge (pengetahuan) merupakan salah satu komponen kompetensi. Oleh karena itu, antara knowledge management dan kompetensi tidak dapt dipisahkan. Namun, dalam konsep knowledge management itu sendiri pengertian pengetahuan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : pengetahuan tentang “apa” dan pengetahuan tentang “bagaimana” (Ryle, 1949), Mengetahui tentang “apa” berarti memiliki informasi pengetahuan yang tersimpan dalam benak seseorang, sedangkan mengetahui “bagaimana” mengarah pada kemampuan seseorang melakukan tugas-tugasnya.

Pengertian yang pertama merupakan pengertian yang umum tentang pengetahuan yang dipahami oleh kebanyakan orang, yang mana penekanannya mengarah pada apa yang diketahui. Namun, ada beberapa penulis yang mengembangkan pengertian yang kedua tentang pengetahuan, yang bukan hanya mengetahui tentang apa tapi juga mengarah bagaiman kemampuan melakukan pekerjaan. Pengertian yang kedua ini masih mengundang banyak pertanyaan karena banyak ahli yang berpendapat bahwa untuk dapat melakukan suat pekerjaan dengan baik seseorang tidak cukup hanya mengetahui bagaiman cara melakukan pekerjaan melainkan dia memiliki keterampilan yang harus diperolehnya dari pengalaman.

Untuk bidang-bidang yang berhubungan dengan pengetahuan yang berhubungan dengan teknologi tertentu misalnya komputer, seseorang sudah mampu membuat program hanya dengan membaca buku petunjuk (manual). Artinya kemungkinan besar orang yang mengetahu bagaimana melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan komputer dapat melakukannya selama semua tahapan kerjanya diuraikan dengan jelas pada buku manual. Berbeda dari pekerjaan yang bersifat manajerial, yang mana jika seseorang mengetahui bagaimana cara melakukan pekerjaan manajerial belum tentu orang tersebut dapat melakukannya.

Mengapa demikian? Salah satunya disebabkan karena ada faktor-faktor lain selain pengetahuan yang berpengaruh terhadap kemampuan seseorang untuk melakukan pekerjaan tersebut, yaitu faktor yang bersumber dari kemampuan individu atau faktor yang dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Ini sejalan dengan pengertian dan konsep kompetensi, yang membedakan antara kepemilikan pengetahuan dan kemampuan seseorang untuk melakukan pekerjaan. Dengan demikian, ada semacam tumpang tindih pada area kedisiplinan ilmu antara kompetensi dan knowledge management dan masing-masing ahli mengklaim itu merupakan area yang menjadi keahliannya.

Lalu pertanyaannya adalah: Bagaiman pemecahannya? Pendapat siapa yang kita gunakan?

Apabila kita pelajari lebih hati-hati, baik knowledge management maupun konsep kompetensi memiliki kesamaan yaitu: keduanya membutuhkan proses pembelajaran (learning) dan keduanya bermuara pada penggunaan pengetahuanagar mampu melakukan pekerjaan. Nmaun pada konsep knowledge managemt tidak dibahas faktor karakter manusia serta faktor lingkungan yang akan memengaruhi kemampuan seseorang untuk dapat menggunakan pengetahuan dalam melakukan pekerjaan.

Proses mulai dari perolehan pengetahuan sampai dengan bagaimana kepemilikan pengetahuan memengaruhi kemampuan seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan juga tidak diterangkan. Demikian juga hubungan antara proses pembelajaran dengan kepemilikan pengetahuan, tidak dibahas secara lebih rinci dalam konsep knowledge management. Sementara itu, konsep kompetensi lebih menekankan aplikasi pengetahuan yang mengarah pada pencapaian kinerja yang luar biasa; kompetensi juga mempertimbangkan interaksi manusia dengan lingkungan kerja yang akan mengefektifkan penggunaan pengetahuan dan keterampilan untuk pencapaian target kerja

Ingin memahami produktivitas staf di lingkungan kerja? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber

Judul Buku: Kompetensi Plus

Penulis: Parulin Hutapea, MBA dan Dr. Nurianna Thiha, MBA

Penerbit: PT Gramedia Pustaka Utaman