Organisasi Manajemen Sistem HACCP

Latar Belakang Manajemen

A. Komitmen Manajemen

Organisasi Manajemen Sistem HACCP – Semenjak ISO 9000 diperkenalkan kepada masyarakat dunia, istilah populer write what you do and do what you write. Hakikat dari kalimat ini memastikan bahwa melalui konsistensi pekerjaan dijamin akan menghasilkan mutu yang konsisten pula. Konsistensi pekerjaan dipelihara dengan bertahan pada prosedur mutakhir yang baik, namun kreativitas tidak dimatikan melalui mekanisme perbaikan berkesinambunangan.

Konsep yang dikembangkan di dalam sistem HACCP adalah penerapan ssitem secara utuh. Keterlibatan orang-orang menjadi salah satu kunci pendekatan sistem. Sistem HACCP bukan hanya menjadi tanggung jawab sekelompok orang yang disebut tim HACCP. Beberapa perusahaan yang berorientasi hanya kepada pengakuan, menjadikan sertifikat HACCP sebagai tujuan akhir dari proses penerapan HACCP. Perusahaan yang menargetkan perolehan sertifikat umumnya menyerahkan pelaksanaan sistem HACCP hanya kepada tim HACCP.

Sistem HACCP harus diterapkan bermula dari komitmen pimpinan perusahaan, dan dimasyarakatkan secara luas kepada seluruh level manajemen di bawahnya. Konsep ini sebenarnya hanyalah inisiasi dari penerapan sistem dan tidak diartikan sebagai top down approach. Selanjutnya perancangan dan penerapan sistem dilakukan dengan menggali selengkap mungkin dari tingkat operasional atau bottom up approach.

B. Pendekatan Organisasi

Pembangungan sistem HACCP dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni berdasarkan elemen dan berdasarkan organisasi. Diakui bahwa pendekatan elemen sangat populer karena mudah untuk digunakan dan tidak terhalang oleh berbagai jenis dan bentuk organisasi. Namun demikian, pendekatan ini memerlukan kekuatan interpretasi untuk memasukkan permintaan elemen ke dalam masing-masing unit kerja.

Bagi industri yang telah berjalan dan telah memiliki sistem, pendekatan organisasi jauh lebih membantu dalam penerjemahan persyaratan elemen ke dalam aktivitas sehari-hari. Dengan demikian, sistem standar HACCP itu sendiri mudah terintegrasi ke dalam kegiatan rutin sehari-hari. Salah satu penyebab kegagalan pada penerapan sistem standar HACCP adalah apabila pengelolaannya menjadi organisasi eksklusif dan memisah dari sistem.

Hampir semua praktisi yang baru mengenal HACCP merasa yakin bahwa akan mampu membangun sistem secara mandiri, hal ini terjadi umum di negara dunia ketiga. Namun bagi sejumlah negara maju, ilmu sistem dan ilmu pangan adalah dua disiplin ilmu yang jelas berbeda. Bidang temu keduanya hanya pada beberapa kegiatan sederhana, bukan teknis seperti dokumentasi, komitmen manajemen, tindakan koreksi, internal audit dan lain-lain.

C. Organisasi Umum

Interpretasi ini dibuat sangat spesifik bagi industri pangan, sehingga organisasinya pun harus khas berdasarkan industri pangan. Beberapa perusahaan membentuk organisasi khusus untuk mengelola sistem HACCP sebagaimana dapat disajikan pada kasus berikut ini.

Beberapa kasus perusahaan yang menerapkan ISO 9000 atau HACCP seringkali membangun lembaga khusus untuk mengatur penerapan sistem, disebut Quality Assurance atau HACCP Secretariate. Maka seluruh fungsi sistem dijalankan oleh kedua divisi tersebut. Disayangkan karena kekuasaan persolah QA yang terbatas sehingga QA ini menjadi sekadar lembaga yang hanya mengawasi sistem dokumentasi saja.

Filosofi penerapan sistem HACCP adalah bahwa sistem ini dapat mengendalikan operasi agar mencapai sasaran mutu. Mengendalikan operasi, berarti harus menguasai probel teknis sekaligus memiliki kekuasaan di bidang tersebut. Artinya, sistem tersebut harus melekat dan dijalankan oleh bidang yang berkepentingan.

D. Distribusi Tugas Organisasi

Integrasi sistem HACCP ke dalam sistem yang telah berjalan sama artinya dengan menyatukan standar sistem tersebut pada aktivitas rutin sehari-hari. Efektivitas penerapannya hanya dapat dicapai apabila masing-masing pelaksana organisasi memahami tentang kedua sistem tersebut. Apabila pekerjaan HACCP dilakukan oleh orang diluar sistem manufaktur yang sudah berjalan, maka hanyalah menjadi sistem bayangan yang tidak mampu menggambarkan kondisi sebenarnya.

1. Direksi

Sebagai pemimpin puncah, direksi memiliki kewenangan untuk menetapkan komitmen yang dicurahkan dalam bentuk kebijakan. Kebijakan tersebut terdokumentasi, baik didalam surat keputusan maupun manual. Komitmen direksi untuk menerapkan suatu sistem, berdampak besar terhadap penyediaan sumber daya, baik itu berupa tenaga kerja, fasilitas hingga keuangan.

Kebijakan yang disusun direksi diteruskan berupa tujuan dan sasaran. Direksi boleh saja menetapkan tujuan, lalu bawahannya lebih lanjut menerjemahkannya menjadi beberapa sasaran. Meskipun demikian, ada pula direksi yang menyerahkan penetapan tujuannya kepada staf pelaksanannya.

2. Divisi Pemasaran

Divisi pemasaran memiliki beberapa tugas penting sebagai pintu masuk dan keluar yang menghubungkan organisasi dengan pelanggan. Pemasaran menerima order dari pelanggan, dan pemasaran pula yang menyerahkannya kepada pelanggan, bahkan memberikan tanggung jawab atas pelayanan purnajual.

Beberapa perusahaan membuat prosedur penarikan produk secara sangat hati-hati guna menghindari gejolak masyarakat luas. Perusahaan semacam ini menyediakan prosedur recalling khusus terbatas oleh manajemen puncak dan bersifat rahasia

3. Pembelian

Pembelian adalah pintu masuk dari barang yang akan digunakan pada proses manufaktur. Apabila organisasi memasukkan bahan berbahaya maka besar kemungkinan akan menimbulkan bahya pula.

Prinsip inilah yang menjadi dasar adanya procurement control. Pengendalian di dalam sistem HACCP dikembangkan di tiga sisi organisasi:

Pengendalian bahan masuk
Pengendalian dalam proses
Pengendalian penyerahan barang

4. Divisi Finance and Accounting

Divisi ini tidak terlibat aktif di dalam pengendalian salah satu sumber daya, yaitu keuangan. Selain pekerjaan sistem secara umum, yaitu pengendalian data, dokumentasi, dan rekaman, tugas khusus Finact di dalam sistem ini lebih ditekankan pada saat perencanaan. Finact berperan pada penentuan aspek kelayakan program melalui analisis biaya.

Program yang baik harus direncanakan hingga kepada aspek biaya yang akan dikeluarkannya. Demikian pula setelah program tersebut dijalankan, harus dievaluasi untung ruginya. Pekerjaan perencanaan penggunaan biaya berikut evaluasi keuntungannya menjadi bagian tanggung jawab Finact.

5. Divisi Administrasi Umum dan Personalia

Divisi ini terlibat langsung terhadap penyediaan dan verifikasi sumber daya manusia serta fasilitas. Penyediaan fasilitas dikelola oleh bagian umum, sementara bagian pengembangan sumber daya manusia bertugas mencari, memilih, mengevaluasi, hingga meningkatkan kemampuan sumber daya manusia agar kompetensinya sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh bidang pekerjaannya.

Perawatan fasilitas gedung, kebersihan kamar mandi, saluran drainase dalam pabrik, hingga prosedur pengendalian hama, umumnya menjadi bagian dan fungsi dari departemen umum. Penyediaan kamar ganti karyawan, baik sebelum kerja maupun saat keluar masuk ruang produksi, menjadi bagian fungsi General Affair.

Bagian HRD bertugas memperluas uraian jabatan dari beberapa unit pelaksana organisasi. Pelaksana bukan saja harus bekerja memperhatikan mutu, tetapi juga bertanggung jawab atas pengendalian aspek keamanan pangan yang timbul dari pekerjaannya, dan hal ini harus ditambahkan di dalam uraian tugasnya.

6. Divisi Pabrikasi

a. Bagian Produksi

Produksi merupakan titik perhatian bagi penerapan sistem di bidang manufaktur. Di dalam penerapan sistem manajemen HACCP, produksi memegang peranan penting di dalam pengendalian proses guna menjaga agar produk tidak berbahaya akibat kesalahan proses.

b. Bagian Teknik

Bagian teknik adalah bagian penunjang yang langsung bertalian dengan bagian produksi, bahkan pada proses yang menggunakan penukar pana, mutu hasil olahan sangat bergantung pada pasokan steam atau pendingin dari bagian teknik. Didalam sebagian besar kegiatan manufaktur, bagian teknik dibagi lagi menjadi beberapa seksi kecil, yaitu seksi yang mengurusu perawatan mesin, utilitas, menyediakan energi dan fasilitas pendukung lainnya serta seksi pengerjaan sipil untuk perawatan dan konstruksi bangunan.

Perawatan mesin di dalam kasus HACCP ini mencakup beberapa dasar pertimbangan yaitu:

Mesin terawat, menghasilkan mutu prima yang pada gilirannya mengindari produk rusak yang dapat berdampak pada keamanan pangan.
Mesin terawat tidak akan mengeluarkan bahaya keamanan pangan.
Mesin terawat tidak boros menggunakan energi.

c. Bagian Production Planning and Inventory Cotnrol (PPIC)

Perencanaan sebagai salah satu fungsi organisasi secara umum, menjadi persyaratan dalam sistem manajemen. Kegagalan pada tahap perencanaan berakibat fatal bagi operasional bahkan dapat merusak secara keseluruhan penyelenggaraan sistem. Perencanaan produksi pada beberapa perusahaan, tidak memegan porsi berarti di dalam penerapan sistem HACCP, terutama bagi organisasi yang memiliki divisi Quality Assurance. Peranan PPIC di dalam HACCP lebih ditekankan pada fungsi Inventory Control.

d. Divisi Quality Assurance atau HACCP Team

Penyajian dalam tulian ini didasarkan pada kondisi nyata hampir kebanyakan pengorganisasian industri yang ada di Indonesia, khususnya yang telah menerapkan ISO 9000. Sejumlah perusahaan telah terlanjur membentuk divisi QA untuk mengendalikan sistem ISO 9000.

QA diharapkan pula berfungsi sebagai laboratorium keamanan pangan. Penambahan peralatan uji untuk beberapa tolak ukur keamanan pangan diperlukan guna mendukung fungsi pengukuran dan pengendalian. Peralatan inspeksi ukur dan uji harus dikalibrasi, baik itu untuk tujuan pengukuran mutu maupun untuk lingkungan. Intinya adalah menghindari bias hasil inspeksi, ukur dan uji melalui pemastian kemampuan pengukuran alat ukur, inspeksi dan uji.

e. Divisi Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja – K3

Dikotomi antara penanganan sistem dengan teknik membuat banyak perusahaan mendirikan secara khusus divis lingkungan dan K3. Divisi ini umumnya bertanggung jawab atas pengelolaan limbah, kebersihan lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja, serta beberapa kondisi sosial budaya sebagai aspek lingkungan. Di dalam penerapan sistem HACCP divisi lingkungan dan K3 memegang peranan penting.

Fungsi-fungsi divisi lingkungan di dalam penerapan HACCP adalah untuk menghindari terjadinya kontaminasi silang dari bahan limbah ke makanan, dimana lebih diarahkan pada pengaturan elemen cegah-tanggap darurat (Emergency Preparedness).

Ingin memahami penerapan HACCP di Industri Pangan? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber

Judul Buku : Sistem Manajemen HACCP

Penulis : Dr. Ir. Hermawan Thaheer

Penerbit : PT Bumi Aksara