Six Sigma
Pengertian Six Sigma
Six Sigma – Konsep Six Sigma dikembangkan oleh Perusahaan Motorola yang tujuannya mencapai tingkat defect (produk rusak/cacat) sebesar 3,4 produk per 1 juta. Proses perbaikan dilakukan secara terus menerus dengan pendekatan DMAIC (Defince – Measure – Analyze – Improve – Control) untuk mengurangi variasi proses (dinyatakan dengan Sigma), sehingga variasi output mengecil dan semakin banyak jumlah produk yang sesuai dengan mutunya. Misalnya, waktu pelayanan rata-rata di sebuah bank adalah 10 menit, kemudian dikurangi menjadi 2 menit.
- Cakupan : mengurangi variasi proses secara sistematis.
- Definisi kualitas : tingkat defects per million.
- Tujuan : meningkatkan keuntungan.
- Fokus lokasi : sumber munculnya variasi.
- Fokus proses : menghilangkan variasi proses, menstandarkan proses.
Untuk mencapai tujuan six sigma, karyawan harus dibekali pengetahuan, keterampilan dan alat bantu agar berhasil, mengetahui tujuan dan mengetahui proses mengukur kinerjanya. Lingkungan kerja bagi karyawan harus direncanakan dan terstandarisasi dan variasi prosesnya terkontrol.
| Sixgma | Defects per million |
| 1 | 691.462 |
| 2 | 308.537 |
| 3 | 66.807 |
| 4 | 6.210 |
| 5 | 233 |
| 6 | 3,4 |
Contoh kasus: di sebuah divisi audit, setiap tahun secara total mengurus 240.000 buah laporan, dan setiap laporan terdiri atas 8 bagian. Dalam satu tahun pengamatan ditemukan ada 1.250 bagian yang salah diproses oleh divisi tersebut – kesalahan proses dapat disebabkan oleh siapapun yang bekerja didivisi tersebut.
Perhitungannya adalah sebagai berikut.
- Jumlah unit diproses: N = 240.000
- Jumlah kerusakan (defects): D = 1.250
- Jumlah peluang kerusakan per unit: O = 8
- Jumlah Defects per Million Opportunities:
DPMO = 1.000.000 x D / N x O
= 1.000.000 x 1.250 / 240.000 x 8
= 651
Dengan jumlah DPMO sebesar 651, maka tingkat Sigma masih di kisaran 4 Sigma. Untuk mencapai 6 Sigma, maka jumlah kerusakan maksimal sebesar :
DPMO = 1.000.000 x D / N x O
3,4 = 1.000.000 x D / 240.000 x 8
D = 6,52
Langkah-langkah peningkatan kinerja mencapai 6 Sigma dijabarkan dalam DMAIC, yaitu sebagai berikut.
- Define
Yaitu proses penjabaran siapa konsumen kita, apa tujuan proyek improvement (project goal), cakupan proyek (scope), anggota tim, dan perencanaan serta pembuatan strategi untuk mencapai improvement.
Tahap ini penting karena tim harus menjelaskan dengan jelas dan mendetail maksud dan tujuan proyek dan target pencapaian proyek Six Sigma yang sejalan dengan prioritas organisasi. Selain itu cakupan proyek harus jelas, misalnya divisi mana yang akan melaksanakannya.
Target harus dinyatakan dengan jelas, misalnya mengurangi jumlah kerusakan unit laporan dari 651 menjadi 6 buah dalam 6 bulan ke depan. - Measure
Tahap ini terdiri atas :- menggambarkan proses secara mendetail, misalnya dengan menggunakan Value Stream Mapping (VSM);- mendefinisikan bagaiman mengukur karakter proses yang ingin diperbaiki, sehingga anggota tim harus paham benar bagaiman sebuah business process dijalankan dan dampaknya bagi divisi lain;- mengumpulkan data, sekaligus menjamin validitas data;- mengukur proses saat ini dan potensi keuntungan secara akurat jika target perbaikan tercapai, misalnya keuntungan mengurangi jumlah unit kerusakan laporan adalah potensi mengurangi biaya modal dan man-hour sebesar Rp 1,5 miliar per tahun. - Analyse
Langkah berikutnya adalah menganalisis seberapa baik perbaikan proses ini dalam menyediakan (deliver) kebutuhan konsumen. Disini perlu dilakukan benchmark, yaitu membandingkan kinerja dengan bagian lain, atau bahkan dengan organisasi lain yang sejenis.
Langkah ini penting karena mendukung organisasi untuk melihat bagian mana yang harus diperbaiki. Pada dasarnya ada banyak hal yang dapat diperbaiki di setiap proses dalam sebuah organisasi, namun anggota tim harus memilah perbaikan mana yang akan memberikan manfaat terbaik. Hal ini dikarenakan sumber daya dan waktu yang dimiliki oleh organisasi terbatas.
Faktor penting untuk keberhasilan tahap ini adalah dengan mengikutsertakan karyawan yang terlibat langsung dalam proses (bukan manajer atau direktur). Gambarkan proses apa adanya seperti yang terjadi saat ini, jangan memperbesar atau memperkecil data produktivitas. - Improve
Alternatif solusi improvment dapat diperoleh dengan mengidentifikasi kondisi ideal yang seharusnya dilakukan dalam sebuah proses, atau menerapkan pilot project pada divisi tertentu kemudian setelah terlihat manfaatnya barulah diterapkan di divisi lain.
Pada langkah ini penting sekali proses eksekusi rencana, dan menilai capaian perbaikan oleh setiap anggota tim. - Control
Langkah terakhir adalah control yang terdiri atas:- mengukur dampak perbaikan dan membandingkan hasil dengan target semula;- mendokumentasikan proses sebagai bahan pembelajaran bagi proyek-proyek selanjutnya;- mengembangkan sistem kontrol agar perbaikan telah dicapai terus berjalan baik dan mencegah dampak buruk, yaitu kembalinya organisasi ke kondisi yang lama sebelum adanya perbaikan jika control tidak ada.
Ingin memahami Lean Six Sigma System? Ikut training Multikompetensi dengan mengklik Link ini.
Sumber
Judul Buku: Analisis Produktivitas dan Efisiensi
Penulis : Ricky Virona Martono
Penerbit : PT Gramedia Pustaka Utama