Dasar-Dasar Membuat SOP
Pengertian SOP (Standard Operating Procedures)
Dasar-Dasar Membuat SOP – Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada empat syarat yang harus dipenuhi terlebih dulu. Keempat syarat itu meliputi :
a. Adanya visi & misi usaha
b. Adanya corporate value
c. Adanya penataan & pemahaman alur kerja (Struktur Organisasi & Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
d. Penyederhanaan usaha anda
Adanya Visi & Misi Usaha
Visi dan misi usaha itu adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah yang kita komunikasinkan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka mendukung usaha kita.
Mengapa Anda harus memiliki visi dan misi dulu?
Sebab SOP akan memudahkan kita untuk mencapai tujuan atau cita-cita. Jika kita belum memiliki tujuan atau cita-cita, SOP yang kita buat tidak ada ujung pangkalnya.
Bagaimana cara membuat visi dan misi usaha?
Silahkan anda pelajari buku Trik Jitu Pengusaha Cerdas Mengelola Usaha & SDM (Terbitan Cakrawala). Buku ini sudah cetak ulang karena banyak permintaan pembaca melalui handphone dan email saya. Di situ anda akan memperoleh panduan praktisnya. Jika anda belum memiliki visi dan misi usaha, seyogianya anda berhenti sampai disini. Buatlah visi dan misi usaha kemudian teruskan membaca artikel ini.
Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memilik nilai-nilai mengejar profit tersendiri. Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai mengejar profit terus menerus. Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada pula perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin menyejahterakan para karyawannya.
Itulah yang disebut Corporate Value. Nilai-nilai yang dianut perusahaan ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan. Salah satu contoh perusahaan yang memiliki Corporate Value adalah BARRACUDA INDONESIA. Perusahaan ini memliki 6 Corporate Value yang menjadi sarana promo kepada para investornya, yakni partnership, relationship, entrepreneurship, education, customer experience dan customer satisfaction.
Mengapa anda harus memilik corporate value terlebih dahulu?
Corporate value akan menjiwai pembuatan SOP. SOP yang dibuat tanpa dasar atau landasan corporate value akan menjadi SOP yang tidak memiliki jiwa. SOP seperti itu ketika diterapkan akan terasa hampa sehingga tidak mampu menumbuhkan Sense of Business, Sense of Crisis maupun Sense of Belonging para karyawan. Jika semua rasa itu tidak ada, maka karyawan ibarat robot belaka. Kalau tidak ada sisi menariknya sama sekali, bagaimana mungkin usaha kita bisa menjadi magnet bagi calon konsumen?
Bagaimana cara membuat corporate value?
Nilai-nilai yang kita tanamkan di perusahaan sebenarnya sudah ada sejak awal operasional perusahaan tersebut. Tinggal cara merumuskannya dalam kata-kata. Lihatlah Corporate Value BARRACUDA INDONESIA, di situ terdapat Corporate Value dan penjelasannya. Saya yakin kita dapat menyusun Corporate Value usaha kita. Usahakan kita mampu memahami dan menuliskan Corporate Value usaha kita sebelum melanjutkan membaca buku ini. Jika tahap ini dilewati, suatu saat anda pasti kebingungan saat sedang menyusun atau mengaplikasikan SOP.
Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Strukutr Organisasi & Desktripsi Pekerjaan)
Dasar-Dasar Membuat SOP – Banyak pengusaha konvensional yang tidak memiliki strukur organisasi dan deskripsi pekerjaan, entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya. Mereka mengelola karyawan seperti pembantu rumah tangga, perintah sana, perintah sini, bantu sana, bantu sini. Jika karyawan kita seperti pembantu rumah, bagaiman usaha kita bisa maju pesat?
Padahal strukutr organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan apakah karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya mengandalkan perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras selama beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun produktivitasnya.
Apakah kaitan penataan dan pemahaman alur kerja dengan struktur organisasi dan deskripsi karyawan?
Fungsi struktur organisasi adalah menata posisi karyawan anda sesuai bidang kompetensinya. Sedangkan fungsi deskripsi pekerjaan adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus dilakukan si karyawan selama bekerja di perusahaan anda. Jadi, tanpa adanya struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, karyawan anda pasti tidak tertata dan alur kerjanya amburadul.
Bagaimana cara membuat struktur organisasi & deskripsi karyawan?
Jika anda belum memiliki stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, buatlah terlebih dahulu. Tanpa struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, SOP yang anda susun pasti amburadul.
Penyederhanaan Usaha Anda
Semakin sederhana usaha kita, makin mudah pembuatan SOP nya. Demikian juga peluang sukses ketika dikembangkan juga makin besar.
Bagaimana jika usahanya terdiri dari beberapa bidang sekaligus?
Dipisah-pisah saja sesuai bidang usaha. Saya pernah menangani perusahaan yang memiliki divis rental mobil, divisi properti, dan divisi periklanan. Saya menyanggupi pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat yang saya ajukan, yakni memisah-misahkan usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi yang dicampur gaplek dan sagu. Bagaimana rasanya? yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak sendiri.
Bagaimana cara menyederhanakan usaha anda?
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan jenis dan karakteristik bisnisnya. Usaha rental mobil tidak bisa dijadikan satu dengan properti karena jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga berbeda. Demikian pula usaha properti tidak bisa dijadikan satu dengan usaha periklanan karena yang satu bergerak dalam bidang jual aset beli aset, sedangkan yang lain bergerak dalam bidang jasa kreatif. Jika dijadikan, bisa jadi malah saling memakan. Berbahaya! SOP tidak berfungsi. Nah, masing-masing usaha tersebut dibikinkan SOP sesuai tujuan pengembangannya, bukan satu SOP diberlakukan untuk semua
Apakah menyederhanakan usaha membuat kita kehilangan usaha yang tidak produktif?
Ya! Jika sudah dipilah-pilah, prioritaskan usaha yang mendatangkan hasil terbanyak dan paling mudah pengelolaannya. Sebaliknya, usaha yang mendatangkan hasil paling sedikit dan paling susah pengelolaanya kita singkirikan saja. Untuk apa kita mengelola usaha yang memusingkan kita? Mendingan kita mengelola usaha yang jelas mendatangkan hasil dan mudah dikembangkan . Percayalah, anda tidak akan kehilangan dalam arti sebenarnya, kehilangan itu akan terbayar lunas ketika anda justru bisa mengembangkan usaha yang sudah terbukti menguntungkan tersebut.
Ingin memahami cara penyusunan dokumen SOP? Silahkan klik Link ini.
Sumber :
Judul : Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure
Penulis : Suryono Ekotama
Penerbit : Media Pressindo