Apa yang Disebut Pemetaan Proses? (Part 2)

Proses Pemetaan Proses

Seseorang mempunyai ide untuk membuat sebuah film yang hebat. Bisa jadi film itu adalah kelanjutan dari Ben-Hur, atau bisa jadi kelanjutan dari film Plan Nine from Outer Space. Tetapi di dalam benak orang itu, film tersebut adalah film yang hebat. Setiap orang merasa memiliki ide untuk membuat film yang hebat. Dari semua ide hebat itu, sebagian kecil yang benar-benar dituangkan diatas kertas, sebagian kecil dari yang dituangkan di atas kertas tersebut diambil dan dibaca oleh orang lain untuk dibuat film.

Dari semua ide yang dibaca, sebagian kecil yang bisa diterima. Dan yang mengejutkan, untuk semua ide yang bisa diterima, hanya sebagian kecil yang benar-benar diproduksi. Dan pada saat ide tersebut difilmkan, orang yang mempunyai ide aslinya tidak mengenali produk jadinya sebagai idenya.

Begitu sebuah skenario diterima, skenario itu mengalami perubahan. Skenario itu diteliti dan dirubah. Skenario itu dibuatkan plotnya (storyboard) dan diubah. Skenario itu mengalami penulisan ulang dan diubah. Lalu, skenario itu diflmkan dan diubah lagi. Skenario itu disunting dan diubah lagi. Terkadang skenario itu diuji oleh kelompok-kelompok fokus dan disunting dan diubah lagi. Kisah yang menjadi film berkembang, karena banyak orang yang menggarapnya menjadi lebih paham mengenai cerita itu.

Proses-proses sebuah perusahaan mengalami banyak perubahan juga, Akibatnya, pemahaman terhadap proses-proses itu berubah. Perusahaan dan para eksekutif mempunyai satu ide proses, para manajer dan penyelia mempunyai ide lain, personel lini mempunyai ide lain lagi, dan orang yang pertama kali membayangkan proses-proses yang akan menjadi “perusahaan” barangkali tidak akan mengenal produk jadinya.

Persis seperti storyboard (plot cerita) dipakai untuk menanamkan pemahaman visual terhadap perubahan sebuah film, Peta Proses adalah visualisasi dari pemahaman yang berubah-ubah terhadap proses. Ketika semuanya diucapak dan dijalankan, peta proses itu akan mengumpulkan pemahaman dari setiap orang terhadap kisah yang akan memperlihatkan proses sesungguhnya.

Langkah-langkah yang dibahas untuk mengubah peta dalam rangka mencerminkan realitas adalah apa saja yang menjadikan peta itu efektif. Langkah-langkah tersebut adalah identifikasi proses, pengumpulan informasi, wawancara dan pembuatan peta, analisis peta dan presentasi.

1. Identifikasi Proses

Secara naluriah kami mengetahui sebuah proses itu apa. Kami merasa mengetahui titik awal dan titik akhirnya. Kami tahu dimana proses-proses berada dan siapa pemiliknya. Dan kami merasa tahu apa yang penting dan apa yang tidak penting. Namun, sebelum kami benar-benar menggali dan menemukan jawaban-jawaban ini, kami hanya membodohi diri sendiri.

Seorang penulis skenario yang sedang duduk memikirkan alur cerita yang akan digarapnya. Namun, para pemeran memiliki ide sendiri-sendiri. Banyak penulis berbicara tentang betapa mereka tahu persis kemana arah ceritanya, tetapi para pemeran memiliki ide yang berbeda. Ketika cerita berkembang, penulis yang baik memungkinkan para pemeran menentukan sebuah hasil yang tepat bagi jiwa mereka.

Skenario akhir tidak tampak seperti ide aslinya, tetapi merupakan skenario yang baik karena tepat bagi ide para pemerannya.

Pengkaji harus duduk bersama dengan orang-orang yang tahu bagaimana proses-proses bekerja serta mempelajari kisahnya. Pengkaji perlu berbuat lebih dari sekedar mendapatkan cerita dari mereka. Pengkaji membantu mereka mulai memahami bahwa kisah mereka hanyalah bagian dari keseluruhan film. Sebagaimana penulis yang baik harus memikirkan audiens, seorang pengkaji yang baik harus memikirkan pelanggan.

Artinya, dibutuhkan sebuah perjalanan melalui mata pelanggan dan melihat pemicu-pemicu yang berinteraksi dengan pelanggan.

2. Pengumpulan Data

Dengan menggali proses lebih dalam, kita pasti memahami infromasi yang ada. Informasi ini bisa berupa laporan statistik, bisa jadi mengharuskan berbicara kepada orang-orang tertentu, dan bisa jadi berarti sekedar memperjelas apa yang dilakukan oleh proses. Tetapi jika kita melompat ke pemetaan proses tanpa semua informasi yang dibutuhkan, kita melewatkan hal-hal penting begitu saja.

Bagi Pemetaan Proses, informasi faktual adalah kunci untuk menjaga kepercayaan. Pengkaji harus memiliki fakta dan mampu memanfaatkannya. Hal ini akan menjaga peninjau dari menyusuri jalan-jalan yang tidak penting. Ini juga membantu peninjau memahami informasi yang diterima melalui pemetaan. Yang berakhir, dan mungkin paling penting, Pemetaan Proses memberikan kredibilitas kepada para pengkaji.

3. Wawancara dan Penyusunan Peta

Begitu informasi dasar sudah di tangan, peninjau secara aktual mulai menyusun peta, tetapi proses ini tidak dilakukan secara terpisah. Proses ini merupakan interaksi memberi dan menerima yang menjadikan peta sebagai barang yang hidup dan bernapas. Setiap orang yang diwawancarai mempunyai input dan jika diharapkan, peluang untuk terlibat dalam menyusun peta. Dan setiap pewawancara adalah seorang seniman yang membangun produk akhir.

Tiap orang mempunyai gagasan mengenai proses itu. Mereka mengetahui kisah mereka dan berharap kisah itu cocok dengan kisah setiap orang lainnya. Peta dan wawancara membantu membangun kisah-kisah itu sampai muncul produk akhir yang meskipun tidak cocok dengan peta asli atau cerita asli, mewakili proses riil akhir.

4. Analisis Data

Analisis data telah terjadi sejak proyek pertama kali dijalankan. Bahkan diskusi-diskusi awal harus memberikan peluang untuk analisis data. Dalam satu kajian baru, kami mulai dengan berbicara kepada kepala departemen. Ia memberi tahu kami bahwa meskipun proses-prosesnya sama, dua seksi melakukannya secara berbeda karena para kepala seksinya masing-masing memikirkan cara yang lebih baik untuk melakukannya.

Selanjutnya, ketia berbicara kepada kepala sebuah departemen ketiga, ia menyatakan bahwa ia melewatkan sistem mekanis dan menggunakan spreadsheet nya sendiri. Analisis awal sudah selesai, masalah besar telah teridentifikasi. Satu-satunya pertanyaan yang tinggal adalah “mengapa”?.

Editing film dimulai ketika skenario sedang ditulis. Tak ada penulis skenario menyerahkan draf awal. Karena draf itu akan selalu ditolak. Perubahan yang dilakukan selama proses penulisan, selama proses negosiasi, selama proses pembuatan film, dan yang terpenting, selama proses editing. Sebenarnya, proses editing adalah apa yang benar-benar membawa semuanya, disinilah storyboard akhir diangkat ke film, dimana produk akhir benar-benar selesai, siap ditonton dunia.

Analisis telah menjalani penyusunan peta, tetapi hanya pada akhirlah efek penuhnya dapat dilihat. Peninjau dapat melihat keseluruhan gambaran, melihat interaksi penuh, mengidentifikasikan keterlambatan yang paling signifikan, menentukan efektivitas dan efisiensi keseluruhan proses. Disinilah produk akhir dan laporan akhir menyatu untuk dilihat oleh dunia.

5. Presentasi

Penyatuan definisi proses, pengumpulan data, wawancara, penyusunan peta, dan analisis menghasilkan laporan akhir. Inilah produk yang telah dikerjakan oleh peninjau dan inilah produk yang ingin dilihat oleh pihak manajemen.

Pada akhirnya, sebuah film diperlihatkan kepada audiens. Hal ini membuktikan nilainya yang paling akhir. Seluruh penulisan, riset, storyboarding, pembuatan film dan editing menuntun ke produk ini. Jika berhasil, proses ini dipakai dan dipakai lagi. Dan hasil karya itu sukses tampil di hadapan audiens.

Pada akhirnya, tersaji sebuah laporan mengenai proses yang dikaji. Laporan ini bisa tertulis, lisan atau apapun yang memikat perhatian audiens. Tetapi seluruh identifikasi proses, pengumpulan data, wawancara, pemetaan dan analisis telah menuntun ke produk ini. Sebuah peta yang sukses akan digunakan berkali-kali. Dan sebuah proyek pemetaan yang sukses akan membawa lebih banyak proyek. Dan hasil-hasli dari pekerjaan itu jelas dimata audiens.

Mendefinisikan Proses

Sebelum masuk kerincian sebuah proyek Pemetaan Proses, kami ingin melihat bagaimana proses-proses itu disusun. Dan untuk melakukan hal itu, kami perlu memastikan bahwa kita semua memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang kita maksud dengan proses.

Hidup ini adalah saling keterkaitan yang rumit dari berbagai proses. Setiap tindakan yang kita lakukan adalah gabungan dari proses-proses ini bersifat sederhana. Input berupa selembar kertas lama, tindakan berupa memadatkan dan menjatuhkan dan output berupa pembuangan sampah. Proses-proses lainnya sangat rumit. Input berupa bahan baku, tindakan berupa kombinasi bahan-bahan itu menjadi sebuah produk, dan output berupa pesawat ruang angkasa ulang-alik.

Yang lain kelihatan sederhana, tetapi sangat rumit. Inputnya adalah suara, tindakannya adalah mendengar, dan outputnya adalah kesenangan dengan jenis musik yang bagus.

Untuk sepenuhnya menganalisis dan memahami proses, harus ada sistem untuk mengelompokkan dan memahami tindakan-tindakan didalam keseluruhan proses. Ini mensyaratkan agar sebuah proses tunggal dirinci menjadi berbagai elemen yang menyusun proses itu. Pengkaji selanjutnya dapat melakukan pendalaman sebagaimana dibutuhkan, masuk ke rincian-rincian yang menyusun sebuah proses. Bahkan sebuah proses sederhana seperti membuang sampah dapat dirinci menjadi beberapa elemen yang lebih sederhana.

Tiap bagian dari sebuah proses sebenarnya merupakan proses yang lebih kecil. Dan ketika bagian itu dirinci, ia juga merupakan sebuah proses. Dan, barangkali, bagian-bagian dari proses itu merupakan proses lain lagi, sebagaimana bagian-bagian dari proses itu dan seterusnya. Pada saat pendalaman ini berlangsung, asesmen ulang terhadap berbagai input dan output juga harus dilakukan untuk memastikan bahwa nilai sesungguhnya sedang ditambahkan. Dengan cara bagian-bagian tertentu dari proses dapat dievaluasi, seperti halnya keseluruhan proses.

Mendalami Film

Untuk memahami bagaimana proses-proses ini dapat dirinci, mari kita kembali ke film. Untuk lebih memahami kisah yang sedang diceritakan dalam sebuah film, ada cara yang sistematis untuk mendalami bagian-bagian film sehingga individu-individu yang terlibat dalam penciptaan film itu dapat memahami bagaimana film itu disatukan.

Fil dirinci menjadi beberapa babak. Masing-masing babak memiliki sebuah tema atau poin yang mendominasi yan membantu mendukung keseluruhan film. Tiap babak selanjutnya dirinci menjadi beberapa adagan, yaitu bagian-bagian individual yang membantu mendukung babak individual. Tiap adegan terdiri atas beberapa shot individual, yang membantu mendukung tone adegan. Akhirnya ada skenario aktual berupa kata-kata tertentu atau arahan-arahan yang menyusun film itu.

1. Film

Coba perhatikan film klasi Psycho, keseluruhan film itu bercerita tentag penyalahgunaan dana oleh Marion dan peristiwa-peristiwa yang terjadi ketika ia bertemu dengan Norman Bates. Sebenarnya ini adalah sebuah proses. Ada input sejumlah uang dan seorang gadis muda yang memanfaatkan kesempatan untuk mencuri. Ada sebuah transformasi kehidupan orang-orang berubah setelah Marion bertemu dengan Norman Bates, terutama kehidupan Norman dan Marion. Dan ada sebuah output kejar-kejaran terakhir Norman dengan polisi dan kejutan yang mengguncang. Film itu adalah prosesnya.

2. Babak

Tiap film atau drama dirinci menjadi beberapa tingkat untuk memudahkan pemahaman terhadap tindakan yang akan terjadi. Film tersusun atas sejumlah babak biasanya dua sampai emapt. Inilah sub bagian dari film yang mewakili struktur keseluruhan.

Proses apapun harus memberikan nilai tambah, dan bagian apapun dari sebuah film harus memperkuat kesimpulan akhir. Dalam kasus ini, pertemuan Norman dan Marion menuntun ke penyimpulan kejadian-kejadian dalam hidup Marion dan merupakan landasan bagi saudara perempuannya untuk mencarinya. Dengan begitu, telah terjadi sebuah transformasi yang sesungguhnya.

3. Adegan

Tingkat selanjutnya adalah adegan. Tiap babak tersusun atas sejumlah adegan. Sama halnya dengan babak yang merupakan sub bagian dari film, adegan adalah sub bagian dari babak dan mewakili keseluruhan alur babak tersebut. Babak II dari film Psycho bisa dirinci menjadi adegan-adegan berikut:

Adegan 1: Marion menyelidiki hotel.

Adegan 2: Marion datang untuk menikmati makanan ringan

Adegan 3: Norman mengawasinya di kamarnya

Adegan 4: Adegan mandi yang jorok

Adegan 5: Norman membersihkan diri

Adegan-adegan ini dapat dipandang sebagai film-film kecil yang bersama-sama membangun film akhir. Dan, sebagaimana dengan masing-masing babak, adegan-adegan ini dapat dipandang sebagai proses-proses kecil. Input untuk adegan mandi adalah air yang mengucur dan seorang gadis yang tidak menaruh rasa curiga. Transformasinya adalah dari hidup ke mati, dan Outputnya adalah sebuah tubuh.

4. Shot

Tiap adegan tersusun atas sejumlah shot (Pengambilan Gambar). Shot ini merupakan gambar-gambar aktual yang menyusun film. Sebagaimana dengan tingkat-tingkat sebelumnya, shot merupakan sub bagian dari tiap adegan, yang menggambarkan alur dari adegan tersebut. Dalam adegan mandi misalnya, Alfred Hitchock menggunakan hampir 50 shot dari sebanyak 20 sudut kamera yang berbeda-beda. Ini termasuk shot kaki Marion, shot ia menghidupkan kran air, shot seorang gila membawa pisau dan shot akhir yang menyorot mata Marion yang kuyu.

5. Skenario

Yang terakhir, ada kata-kata aktual yang menyusun shot, adegan, babak dan film. Kata-kata itu adalah representasi tertulis dari apa yang kira-kira akan terjadi. Dalam sebagian adegan, kata-kata itu merupakan dialog. Dalam adegan lainnya, kata-kata itu berupa instruksi kamera, seperti frasa “hard cut to face” atau “dissolve to shower” atau “fade to black”. Untuk shot akhir dalam adegan mandi, skenarionya mungkin berbunyi:

FADE TO

Mata Marian. Kamera pelan-pelan ditarik mundur ketika gambar beralih memperlihatkan wajah. Pada saat wajah secara penuh mulai terlihat, hentikan peralihan. Teruskan undurkan kamera sampai wajah sepenuhnya tampak.

HARD CUT TO NEXT SCENE

Pada akhirnya kata-kata dan petunjuk arahan menjadikan film akhir yang kita tonton. Namun penyusunan kata-kata ini dibangun pada berbagai subbagian dari film, yaitu babak, adegan dan shot. Bagian inilah yang merupakan storyboard untuk membantu produser, sutradara, editor dan siapapun yang terlibat memahami arah dari film tersebut. Storyboard membantu meramu skenario menjadi gambar-gambar grafis.

Ingin memahami produktivitas proses/mapping kinerja staff di dunia kerja? Ikut pelatihan Multikompetensi dengan mengklik Link ini.

Sumber

Judul Buku : Business Process Mapping

Penulsi : J. Mike Jacka dan Paullete J. Keller

Penerjemah : Abdul Rosyid

Penerbit : PT Mitra Kerjaya Indonesia

Tinggalkan komentar

error: Content is protected !!