Cara Menulis Standar

Cara Menulis Standar

Menulis Bahasa Biasa

Cara Menulis Standar – Tulis dokumen anda yang mudah bagi pembaca. Menggunakan bahasa yang sederhana adalah cara yang efektif untuk menyampaikan dokumen anda.

Dengan membuat kata yang jelas dan ringkas, tetapi tidak simplitis, penulis dapat menghindari kesalahan tafsir. Ini mengurangi waktu biaya dalam penerjemahan.

Karena bahasa yang sederhana lebih mudah untuk dipahami, itu juga mengurangi diskusi selama penyusunan.

Cara Menulis Standar – Menggunakan bahasa sederhana bukan berarti mengurangi panjang pesan/dokumen anda, dengan mengubah artinya atau terlalu menyederhanakan teks anda.

Ikuti pelatihan Writing & Improving Standard Operating Procedure dengan mengklik Link ini.

Cara Menggunakan Bahasa Biasa

  • Jelaskan pada diri sendiri tentang pesan/dokumen anda sendiri. Coba baca itu untuk diri sendiri dengan lantang;
  • Tempatkan diri anda di tempat pembaca;
  • Buat kalimat anda singkat;
  • Punya 1 ide per kalimat;
  • Tinggalkan kata-kata yang anda tidak butuhkan;
  • Gunakan daftar jika bisa;
  • Gunakan suara aktif jika bisa;
  • Ringkas, singkat dan sederhana pada kata-kata dan hindari mengubah kata kerja menjadi kata benda;
  • Beri tanda baca tulisan anda dengan cermat;
  • Gunakan lebih banyak pemberhentian penuh, lebih sedikit koma dan kurung;
  • Frase poin anda secara positif;
  • Gunakan bahasa sehari-hari kapan saja dan mengurangi jargon;
  • Bahasa sederhana khususnya penting dalam lingkup.;

Kalimat Bentuk Verbal

Cara Menulis Standar – Dalam semua klausa, jelaskan apa itu persyaratan dan apa rekomendasi atau jenis pernyataan lainnya.

Untuk membuat jelas apa yang harus dilakukan pengguna, bentuk-bentuk verbal berikut digunakan dalam dokumen ISO:

  • Persyaratan – Tidak akan, akan
  • Rekomendasi – Seharusnya, tidak boleh
  • Izin – Boleh, tidak perlu
  • Kemungkinan dan Kemampuan – bisa, tidak bisa”

Judul (Klausa 11)

Judul harus singkat dan jelas, berisi maksimus tiga elemen:

  • Elemen Pengantar;
  • Elemen Utama;
  • Elemen Pelengkap.

Daftar Isi

Daftar isi dihasilkan secara otomatis

Kata Pengantar (Klausa 12)

Kata pengantar dokumen ISO berisi teks umum yang disisipkan oleh ISO Central Secretariat selama pengeditan dan penerbitan

Saat merevisi standar yang ada, sertakan daftar jurusan perubahan dibandingkan dengan edisi sebelumnya.

Pendahuluan (Klausa 13)

Pendahuluan bersifat opsional tetapi ISO mendorong penyertaannya.

Itu dapat menggambarkan isi dokumen dan memberikan informasi tentang apa mengapa dokumen tersebut diperlukan.

Ruang Lingkup (Klausal 14)

Ruang lingkup itu wajib dan menggambarkan apa yang dijelaskan dokumen. Misalnya dokumen ini:

  • Menentukan…
  • Menetapkan…
  • Memberikan pedoman untuk…
  • Mendefinisikan istilah…

Ruang lingkup ditulis sebagai serangkaian pernyataan fakta. Jangan dimasukkan segala persyaratan, rekomendasi, atau izin dalam ruang lingkup.

Referensi Normatif (Klausal 15 dan 10.2)

Klausal referensi normatif adalah wajib, bahkan jika tidak ada referensi normatif dalam dokumen.

Ini daftar dokumen referensi yang dikutip dalam teks sedemikian rupa sehingga beberapa atau semua dari konten mereka merupakan persyaratan dokumen.

Contoh: “Pengambilan sampel harus dilakukan sesuai dengan ISO 24333:2009, Klausal 5”.

Ingat untuk memberi tanggal referensi jika mengacu pada klausa tertentu, subclause, gambar, tabel dan lain-lain.

Dalam dokumen referensi itu. Referensi umumnya dibuat dengan standar ISO dan IEC lainnya.

Dokumen dari organisasi lain juga dapat dirujuk dibawah kondisi tertentu. Referensi harus tersedia untuk umum.

Ketentuan dan Definisi (Klausal 16)

Klausa ketentuan dan definisi adalah klausa wajib yang menjelaskan arti kata-kata tertentu dalam konteks dokumen.

Hanya istilah yang digunakan dalam dokumen yang akan ditentang.

Klausa dan Sub-klausa (Klausal 22)

Klausa dan Sub-klausa membentuk bagian utama dari dokumen ISO apapun.

Mereke memberi tahu pengguna dokumen apa yang harus mereka lakukan untuk mengimplementasikannya.

Beri nomor pada klausa dan sub-klausa untuk membantu orang-orang merujuk kunci bagian dari dokumen.

ISO tidak mengizinkan dokumennya untuk mengamatkan penggunaan layanan, seperti pengujian atau sertifikasi misalnya dari perusahaan lain.

Menulis persyaratan sehingga mereka dapat diverifikasi oleh siapapun.

Catatan (Klausa 24) dan Contoh (Klausa 25)

Catatan dan contoh digunakan untuk memberikan informasi tambahan dimaksudkan untuk membantu pemahaman atau penggunaan dokumen.

Tidak dimasukkan persyaratan, rekomendasi atau izin apapun kedalam catatan atau contoh.

Tabel (Klausa 29) dan Angka (Klausa 28)

Catatan yang digunakan dalam tabel dan gambar mengikuti pedoman yang sama seperti catatan untuk teks.

Tabel dan gambar harus memiliki label dan judul seperti yang ditunjukkan dibawah ini.

Tabel 1 – Fraksi massa cacat maksimum yang diizinkan

Cacat

Fraksi massa cacat maksimum yang diizinkan

Wmax

%

Dalam nasi sekam

Dalam beras giling

Nasi pratanak di sekam

Nasi pratanak di giling

Materi asing        
Organik 1,0 0,5 1,0 0,5
Anorganik 0,5 0,5 0,5 0,5
Catatan 1: Hanya beras sekam merah penuh (kargo) yang dipertimbangkan dalam tabel ini.

Catatan 2: Beberapa kontrak komersial memerlukan informasi selain yang disediakan dalam tabel ini.

*Bahan organik asing termasuk: biji asing, sekam, dedak, bagian dari jerami, dll

Catatan yang digunakan dalam tabel dan gambar mengikuti pedoman yang sama seperti catatan untuk teks.

Rumus Matematika (Klausa 27)

Gunakan sistem Satuan Internasional (Unit SI). Jelaskan arti simbol yang digunakan dalam daftar dibawah rumus.

Jumlah rumus Anda secara berurutan dalam teks, seperti ditunjukkan di bawah ini. Rumus biasanya didahului dengan kalimat pengantar.

Wmax = m1/m1+m2 x 100

Dimana:

m1 adalah massa, dinyatakan dalam gram, dari porsi beras berlilin.

m2 adalah massa, yang dinyatakan dalam gram, dari porsi beras tanpa lilin.

Lampiran (Klausa 20)

Lampiran digunakan untuk memberikan informasi tambahan.

Mereka bisa bersifat normatif (Misalnya, metode pengujian yang harus diikuti pengguna) atau informatif (informasi tambahan yang melengkapi pemahaman pengguna).

Status (normatif atau informatif) ditentukan oleh bagaimana lampiran tersebut dikutip dalam badan utama dokumen.

Lampiran ditetapkan dengan huruf kapital (A, B, C, …).

Daftar Pustaka (Klausa 21)

Daftar dokumen dalam Daftar Pustaka yang memberikan latar belakan informasi.

Pastikan untuk mendaftar semua referensi yang dikutip dalam dokumen baik dalam Bibliografi atau dalam klausa 2 (tergantung bagaimana mereka dikutip dalam teks).

Sumber:

Judul: How to Write Standards (Tips for standards writers)

Penulis: ISO.org

Penerbit: ISO.org

Leave a Comment