Sertifikasi Chain of Custody (CoC) dari Forest Stewardship Council (FSC) adalah komponen kunci dalam memastikan bahwa produk kayu dan non-kayu yang bersertifikat berasal dari hutan yang dikelola secara berkelanjutan. Agar sebuah perusahaan dapat memperoleh dan mempertahankan sertifikasi CoC FSC, diperlukan sistem dokumentasi yang efektif dan transparan. Sistem dokumentasi ini tidak hanya berfungsi sebagai alat pengawasan internal, tetapi juga sebagai bukti kepatuhan terhadap standar FSC.
Berikut ini adalah panduan umum atau instruksi kerja untuk mengelola sistem dokumentasi dari CoC FSC:
1. Pengidentifikasian dan Pemilihan Produk Bersertifikat
Langkah pertama dalam sistem dokumentasi CoC adalah mengidentifikasi produk-produk yang akan diproses dan dijual sebagai produk bersertifikat FSC. Setiap produk harus dilengkapi dengan informasi lengkap yang mencakup asal-usul bahan baku, sertifikat pemasok, dan status sertifikasi.
Instruksi Kerja:
- Pastikan semua pemasok memiliki sertifikasi FSC yang valid.
- Dokumenkan nomor sertifikat FSC pemasok dan tanggal kadaluwarsa sertifikat.
- Pastikan bahwa setiap bahan baku yang masuk diberi label dan diidentifikasi sebagai bersertifikat FSC.
2. Pemisahan dan Penyimpanan Produk
Sistem CoC memerlukan pemisahan fisik atau virtual produk bersertifikat FSC dari produk non-bersertifikat. Ini dapat dilakukan dengan penyimpanan terpisah, pelabelan yang jelas, atau sistem manajemen inventaris yang canggih.
Instruksi Kerja:
- Simpan produk bersertifikat FSC di area yang terpisah dari produk lainnya.
- Gunakan label atau tanda yang jelas untuk mengidentifikasi status sertifikasi produk.
- Catat lokasi penyimpanan produk bersertifikat dalam sistem inventaris.
3. Pengolahan dan Produksi
Selama proses produksi, penting untuk menjaga integritas produk bersertifikat FSC. Ini berarti bahwa tidak boleh ada pencampuran dengan bahan yang tidak bersertifikat, kecuali dalam keadaan tertentu yang diizinkan oleh standar FSC.
Instruksi Kerja:
- Pastikan bahwa produk bersertifikat FSC hanya diproses dalam batch yang terpisah atau dalam waktu yang terpisah dari produk non-bersertifikat.
- Buat catatan produksi yang mendetail, mencatat jumlah bahan baku yang digunakan dan jumlah produk akhir yang dihasilkan.
- Pastikan bahwa setiap tahap produksi terdokumentasi dengan baik dan dapat diaudit.
4. Pelabelan dan Penandaan
Produk bersertifikat FSC harus dilabeli dengan benar sebelum dijual atau didistribusikan. Label FSC harus mencantumkan informasi penting, termasuk nomor lisensi FSC, jenis produk, dan klaim sertifikasi.
Instruksi Kerja:
- Pastikan bahwa setiap produk yang akan dipasarkan sebagai bersertifikat FSC dilabeli sesuai dengan panduan FSC.
- Gunakan nomor lisensi FSC yang diberikan kepada perusahaan untuk mencetak label.
- Dokumentasikan proses pelabelan dan pastikan bahwa setiap produk yang dilabeli telah melalui semua proses kontrol yang sesuai.
5. Penyimpanan dan Pengarsipan Dokumen
Sistem dokumentasi CoC memerlukan penyimpanan dan pengarsipan semua dokumen terkait selama periode tertentu yang ditetapkan oleh FSC. Ini termasuk faktur, sertifikat, catatan produksi, dan dokumen lain yang relevan.
Instruksi Kerja:
- Simpan semua dokumen terkait CoC, baik dalam bentuk fisik maupun digital, selama setidaknya lima tahun.
- Pastikan dokumen disimpan di tempat yang aman dan mudah diakses untuk keperluan audit.
- Buat backup digital dari semua dokumen penting untuk menghindari kehilangan data.
6. Audit Internal dan Eksternal
Sistem CoC FSC harus diaudit secara berkala untuk memastikan kepatuhan. Audit ini dapat dilakukan oleh tim internal maupun auditor eksternal yang disetujui oleh FSC.
Instruksi Kerja:
- Jadwalkan audit internal secara berkala, minimal satu kali setahun.
- Siapkan semua dokumen dan bukti kepatuhan sebelum audit eksternal.
- Tindak lanjuti setiap temuan audit dengan tindakan perbaikan yang sesuai dan dokumentasikan prosesnya.
7. Pembaruan dan Perbaikan Berkelanjutan
Sistem dokumentasi harus selalu diperbarui dan disesuaikan dengan perubahan standar FSC, perubahan operasional, atau temuan dari audit. Perusahaan harus terus berupaya untuk meningkatkan sistem CoC-nya.
Instruksi Kerja:
- Tinjau dan perbarui sistem dokumentasi secara berkala, terutama setelah audit atau perubahan operasional.
- Latih karyawan secara berkala tentang perubahan dalam sistem CoC dan pentingnya kepatuhan terhadap standar FSC.
- Dokumentasikan setiap perubahan yang dibuat dalam sistem CoC dan pastikan bahwa semua perubahan tersebut dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh tim yang terlibat.
Kesimpulan
Sistem dokumentasi CoC FSC adalah tulang punggung bagi keberhasilan sertifikasi FSC dalam suatu perusahaan. Dengan mengikuti instruksi kerja ini, perusahaan dapat memastikan bahwa semua produk bersertifikat FSC yang diproses, disimpan, dan dijual mematuhi standar yang ketat, yang pada akhirnya berkontribusi pada perlindungan hutan dan promosi praktik pengelolaan hutan yang berkelanjutan.
Sumber: MK Training, MK Academy, fsc.org, ChatGPT
Alamat MK Academy
MK Academy – Gedung Graha Pool, Jl Merdeka No 110 Kota Bogor
Whatsapp/HP 0813-1517-8523 | Telp 0251 8570150
Email : info@mktraining.co.id | info@mkacademy.id