Definisi Arsip

Menurut Undang – Undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Indonesia, 2009).

Lebih lanjut dijelaskan beberapa konsep terkait dengan pengarsipan yaitu :

  • Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
  • Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat di perbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
  • Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan /  terus menerus
  • Arsip inaktif adalah arsip yang frekeuensi penggunaannya telah menurun
  • Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / lembaga kearsipan.

Menurut The Georgia Archive, dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Sedangkan The Internationan Standar Organization (ISO on record management-ISO 15489) mendefiniskan record (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan,

diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data suara (Sukoco, 2007).

Sedangkan menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tiadk semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :

  • Surat tersebut haris masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang dan
  • Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali

Menurut Barthos Basir dalam bukunya Manajemen Kearsipan, Arsip yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai :

Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang membuat keterangan – keterangan mengenai sesuatu  subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa – peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.

Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya : surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto – foto dan lain sebagainya (Basir, 2005). Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern.

Arsip adalah suat kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Gie, 2000).

Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan danpat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :

  • Arsip / warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan
  • Arsip / warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana
  • Arsip / Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali

Arsip pada dasarnya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, baik diorganisasi pemerintahan maupun organisasi swasta.

Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.

Karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum.

Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa : kertas, mikorfilm atau media elektronik / digital, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio dan video, dokumen tulisan tangan, formulir dan sebagainya.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut Record.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut Record. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.

Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / lembaga kearsipan.

Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.

Arsip statis dalam bahasa Inggris disebut Archive. Arsip statis disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor pemerintah dan swasta yang memiliki kategori tertentu yang telah ditentukan oleh Arsip Nasional.

Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

Sedangkan Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintah dibidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.

Sementara itu, Arsip daerah kabupaten / kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten / kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten / kota (Indonesia, 2009).

Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / terus menerus. Dengan kata lain arsip aktif merupakan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan dalam aktivitas perkantoran.

Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Atau dengan kata lain arsip inaktif merupakan arsip atau dokumen yang sudah jarang digunakan dalam administrasi perkantoran.

Jadi apapun sebutannya, yang dimaksud dengan arsip di sini adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas photocopy dan lain-lain.

Ingin meningkatkan kompetensi yang tesembunyi dalam diri anda? ikuti training kami di www.multikompetensi.com

Sumber :

Penulis :

  • Agus Sugiarto, S.PD,M.M.
  • Teguh Wahyono, S.KOM.M.CS.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

error: Content is protected !!