Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem Manajemen Kualitas (Bag 1)

Definisi dari Standar ISO 9000 untuk Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System) adalah: “struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen kualitas”. Suatu Sistem Manajemen Kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Sistem Manajemen Kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas:

  • Sistem Manajemen Kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama : (1) transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju keunggulan . (2) product-based quality adalah suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user-based quality adalah kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang dan/atau jasa), (4) manufacturing-based quality adalah kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value-based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
  • Sistem Manajemen Kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
  • Sistem Manajemen Kualitas berdasarkan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak Sistem Manajemen Kualitas tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga Sistem Manajemen Kualitas berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan Dalam kaitan dengan hal ini, Sistem Manajemen Kualitas merupakan suatu “closed loop system” yang mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun proporsi terbesar (lebih dari 85%) harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
  • Sistem Manajemen Kualitas mencakup elemen-elemen : tujuan (objectives), pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpanbalik dan umpanmaju (measurements for feedback and feedforward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat disingkat menjadi:: OM SIPOC: Objectives, Measurements, Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers.

Dalam setiap lingkungan, pelaksaan proses yang konsisten merupakan kunci untuk peningkatan terus-menerus yang efektif agar selalu memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar global.

 

Terdapat beberapa langkah untuk menerapkan suatu sistem manajemen, urutan-urutan yang diberikan di sini hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten.

  • Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001, Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, Sistem Manajemen K3 Keselematan dan Kesehatan Kerja OHSAS 18001 dapat dipilih.
  • Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin dan senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen membutuhkan komitmen ini agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk “Pernyataan Kebijakan Manajemen Organisasi (Kebijakan Kualitas, Kebijakan Lingkungan, Kebijakan K3, dll)”. Sebagai misal komitmen organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan “Kebijakan Kualitas Organisasi”, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan “Kebijakan Manajemen Organisasi” dapat didefinisikan sebagai: “Suatu deklarasi bertandatangan yang dikeluarkan oleh pemimpin-pemimpin organisasi yang menyatakan komitmen organisasi terhadap suatu sistem manajemen tertentu yang diterapkan”.
  • Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering commitee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen itu. Adalah penting untuk menunjuk seorang koordinator yang secara resmi akan mengembangkan program sistem manajemen itu. Orang ini (koordinator) harus diberikan wewenang untuk mengkoordinasikan pertemuan pertemuan manajemen (management meeting). Seorang koordinator tidak perlu harus ahli dalam bidang manajemen itu. meskipun akan lebih baik apabila orang ini memahami sistem manajemen yang sedang diterapkan. disarankan pula agar koordinator ini juga menajdi wakil manajemen (Management Representative)
  • Menugaskan wakil manajemen (management representative). organisasi harus menugaskan atau yang bebas dari tanggung jawab lain, serta harus mendefiniskan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin¬† bahwa persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen yang diterapkan itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi lain seperti: desain dan pengembangan, pembelian, produksi, pemasaran, dll. Peranan dari wakil manajemen adalah menjamin bahwa sistem manajemen yang didokumentasikan itu secara teknik adalah benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen yang dipilih itu. smua fungsi dalam organisasi harus berpartisipasi dalam pengembangan sistem manajemen yang telah dipilih dan diterpakan.
  • Menetapkan tujuan-tujuan dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar sejak awal. Dalam kasus pengembangan dokumentasi (misalnya dari atas ke bawah), maka program implementasi juga harus dari atas ke bawah. Manajemen dan tim supervisor harus efektif dalam hal penetapan sasaran dan tujuan, komunikasi, koordinasi, perencanaan, dan pemantauan agar mencapai manfaat maksimum dari implementasi sistem manajemen yang dipilih dan diterapkan itu. Dalam beberpa kasus, dimana manajemen tidak bekerja secara efektif sebagai suatu tim, maka perlu diperkenalkan suatu program pembangunan tim (team building program) agar memudahkan program implementasi sistem-sistem manajemen itu.

Sumber : Gaspersz, V. (2012). Three-in-one. Bogor. Vinchristo Publication

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

error: Content is protected !!
chat with me