Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem Manajemen Kualitas (Bagian 2)

Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem Manajemen Kualitas (Bagian 2):

  • Meninjau ulang sistem manajemen yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen yang ada. Perlu membandingkan sistem yang sekarang dengan persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen yang akan diterapkan. Setiap penyimpangan atau perbedaan harus diperbaiki
  • Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk mana suatu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada. Demikian pula peranan untuk setiap personel didalam organisasi dapat dinilai dan jika perlu direstrukturisasi. Deskripsi pekerjaan (job description) harus disiapkan untuk semua personel kunci. Perlu menggunakan suatu format standar meskipun bukan merupakan suatu hal yang mutlak. Deskripsi pekerjaan harus: (1) disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual, (2) merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama, dan (3) mengidentifikasi individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus menjamin atau memastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
  • Menciptakan kesadaran (awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran dapat dibangkitkan melalui serangkaian pelatihan manajemen guna menjawab pertanyaan-pertanyaan: apa itu sistem manajemen?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen tertentu (misal: sistem manajemen kualitas, sistem manajemen lingkungan, sistem manajemen K3, dll)?, apa itu manual (kualitas, lingkungan, K3, dll)?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan manajemen organisasi (kualitas, lingkungan, K3, dll)?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem-sistem manajemen?, dan lain-lain.
  • Mengembangklan peninjauan ulang dari sistem manajemen dalam manual (buku panduan) manajemen. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari sistem-sistem manajemen yang diterapkan itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. Semua ini merupakan dokumen-dokumen resmi (terkendali) dari organisasi yang dapat ditunjukan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang berwenang melakukan audit untuk proses sertifikasi formal dari sistem-sistem manajemen yang diterapkan itu. Dokumen-dokumen ini akan merupakan obyek untuk diperiksa dalam proses audit sistem-sistem manajemen, misalnya: audit Sistem Manajemen Kualitas ISO 9011, audit Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, dan audit Sistem Manajemen OHSAS 18001.
  • Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosdur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari proses bisnis organisasi dan menentukan hal0hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis dalam proses-proses ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur operasional standar (standard operating procedures – SOPs).
  • Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.
  • Memperkenalkan dokumentasi. Sekali manual sistem manajemen dan prosedur-prosedur telah disetujui, maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen pada tingkat manajemen dapat dilakukan. Distribusi dari dokumen harus disebarkan kepada area di mana prosedur-prosedur itu akan diterapkan dan memastikan atau menjamin bahwa manajer-manajer akan bertanggung jawab dalam program implementasi prosedur-prosedur itu. Jika diperlukan, maka diberikan pelatihan yang sesuai berkaitan dengan implementasi prosedur-prosedur itu. Hal ini sangat penting karena semua dokumen harus dipahami secara benar sebelum prosedur-prosedur itu secara formal diadopsi untuk penggunaan dalam sistem-sistem manajemen yang diterapkan itu.
  • Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem-sistem manajemen yang diterapkan. Hal ini menjadi kritis dan harus memastikan atau menjamin bahwa setiap orang dalam organisasi menyadari bahwa sistem-sistem manajemen akan mempengaruhi aktivitas kerja mereka. Jika berhasil, pada tahap ini sistem-sistem manajemen akan mengendalikan sekitar 85% dari aktivitas kerja dan hanya menyisakan sekitar 15% pada pengendalian yang didasarkan pada orang. Transformasi sistem-sistem manajemen akan ditentukan pada tahap ini apakah berhasil atau gagal total.
  • Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen. Peninjauan ulang sistem-sistem manajemen diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen yang diterapkan itu. Adalah penting bahwa setelah implementasi, organisasi harus melakukan peninjauan ulang oleh manajemen senior dalam periode waktu yang teratur guna menjamin sesuai persyaratan-persyaratan standar. Jaminan terhadap kelanjutan kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen sangat penting. Setelah program implementasi sistem manajemen, langkah berikut adalah peningkatan kinerja terus menerus (continual performance improvement). perlu dicatat dan dipahami bahwa implementasi bukan akhir dari program, tetapi merupakan awal dari penerapan manajemen kinerja secara terorganisasi dan sistematik. Khusus untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 telah mengadopsi prinsip-prinsip total quality management (TQM). Pada dasarnya total quality management (TQM) terdiri dari dua aspek pokok, yaitu: (1) sistem manajemen kualitas (quality management system-QMS), dan (2) peningkatan kualitas terus-menerus (continual quality improvement-CQI).
  • Untuk peningkatan kinerja terus-menerus perlu mengikuti tahap-tahap berikut: (1) menetapkan proyek peningkatan kinerja spesifik, (2) meninjau ulang praktek-praktek manajemen yang ada, (3) menetapkan sistem tindakan korektif (perbaikan) dan/atau preventif (pencegahan), serta (4) melakukan proses audit dan peninajuan-ulang amanjemen (management review) terhadap sistem manajemen kinerja yang diterapkan. Tahap-tahap ini akan menjamin peningkatan kinerja terus-menerus (continual performance improvement). Lembar kerja peningkatan kinerja terus-menerus menuju keunggulan proses bisnis (business process excellence) .

 

Sumber : Gaspersz, V. (2012). Three-in-one. Bogor. Vinchristo Publication

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

error: Content is protected !!
chat with me