Melaksanakan “Sistem” Seperti Seorang Pemimpin

Sistem juga dikenal sebagai “cara melakukan pekerjaan di tempat ini” dapat menjadi hal positif dan mendukung atau dapat juga menjadi penghambat terhadap cara kerja karyawan. Sering terjadi, sistem malah mengandung tantangan seperti yang dhadapi oleh Greek Sysyphus, seorang yang dikutuk oleh para dewa, ia harus mendorong batu ke atas gunung yang tinggi selamanya, hanya untuk menggulingkannya kembali sesaat setelah dia mencapai puncak gunung tersebut.

Ketika sistem mengganggu karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, biasanya mereka merasa tak berdaya untuk mengubah atau bahkan menjalaninya. Supervisor yang efektif tidak menyalahkan karyawannya ketika sistem menimbulkan hambatan dalam melaksanakan pekerjaan dengan baik. Menyalahkan karyawan atas hasil pekerjaannya ketika sistem membatasi kegiatan produksi, kualitas atau siklus waktu adalah cara yang tepat menjadi supervisor yang gagal.

Sebagai seorang pemimpin ada beberapa hal yang dapat dilaksanakand alam menangani sistem. Contoh, daripada mengeluhkan sistem, lebih baik memikirkan bagaimana anda mengubahnya sehingga para karyawan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih efisien. Berikut adalah sebuah contoh bagaiman melaksanakan hal itu :

Jan, seorang supervisor pengadaan di sebuah perusahaan kelas menengah, ia diperintahkan untuk mengurangi biaya. Ketika ia mempelajarai bagian mana yang bisa dikurangi biayanya, ia menemukan sesuatu yang mengagumkan. Sejumlah waktu dan biaya yang sangat berarti sudah disia-siakan akibat prosedur yang ditetapkan manajemen.

Biaya proses pengadaan barang-barang yang kecil seperti sekotak penjepit kertas rata-rata $230 karena sistem mengharuskan tujuh tanda tangan untuk persetujuan setiap pemesanan. Waktu rata-rata untuk memproses setiap pemesanan adalah sembilah hari kerja!

Daripada mengeluh. Jan memutuskan untuk mengatasinya. Dia membujuk perusahaan untuk mengeluarkan kartu kredit atas nama perusahaan, dengan batas kredit $1000 untuk karyawan yang paling banyak melakukan pembelian keperluan perusahaan yang harganya rendah. Yang harus dilakukan karyawan tersebut adalah menghubungi pemasok peralatan kantor, menyampaikan pesanan, dan memberikan nomor kartu kreditnya. Biasanya pesanan diterima pada hari itu juga, adn bank yang bersangkutan akan menangani administrasi, lalu perusahaan akan menerima tagihan bulanannya.

Hasilnya? Perusahaan menghemat sejumlah besar pengeluaran.

Seberapa majunya pandangan perusahaan anda, akan selalu ada hambatan-hambatan terhadap apa yang ingin anda lakukan. Akan selalu ada prosedur lama yang tidak efektif. Manajemen akan selalu membuat keputusan yang sebenarnya tidak bermanfaat bagi departemen anda.

Sebagai seorang supervisor atau pemimpin, jangan mengeluhkan hal itu. Keluhan tidak akan menyelesaikan apapun. Temukan wilayah dimana sistem ini menghambat karyawan melaksanakan pekerjaannya, kemudian buatlah perubahan. Ciptakan situasi menang-menang (win-win situation) untuk para karyawan dan perusahaan.

Jadilah Pemimpin Sejak Awal

Kesan yang anda ciptakan pada hari pertama bekerja sangat menentukan keberhasilan anda untuk minggu berikutnya.

Berikut ini adalah “Dasar-Dasar Supervisor” yang seharusnya digunakan setiap supervisor dalam memulai awal yang baik

  1. Membuat diri anda sendiri dikenal
    Adakan pertemuan secara pribadi dengan tiap anggota tim kerja anda. Sesering mungkin kunjungi mereka pada minggu-minggu pertama di tempat kerja anda yang baru. Dengarkan pendapat karyawan, dan buatlah catatan untuk itu
  2. Jangan mencoba untuk mengubah segalanya sekaligus
    Hal terbaik adalah jika anda membuat sedikit perubahan di tempat kerja anda yang baru. Apabila anda membuat perubahan terlalu cepat, para karyawan akan merasa anda tidak menghargai mereka. Ingatlah, sebelum anda dapat mengoperasikan mesin, anda harus mengetahi bagaimana cara kerja mesin itu. Ketika seorang supervisor baru mencoba untuk mengubah lingkungan kerja dengan cepat, dampaknya hampir selalu merusak.
  3. Perika kembali berkas kepegawaian setiap karyawan yang memberi laporan kepada anda
    Temukan kekuatan dan faktor-faktor positif yang dapat dimanfaatkan untuk kesuksesan tim kerja anda. Beberapa hal yang dapat menggambarkan banyak hal tentang karyawan anda adalah :
    – Sejarah pelatihan. Kursus, seminar, dan lokakarya apa yang pernah diikuti oleh karyawan? Kursus dari perguruan tinggi atau sekolah teknik apa yang pernah diikuti oleh karyawan?
    – Catatan kehadiran. Jika departemen personalia tidak memilikinya, mungkin anda dapat memperolehnya dari daftar gaji karyawan
    – Pemakaian waktu sakit. Berapa sering seorang karyawan sakit mungkin dapat memberi informasi tentang sikap mentalnya dan tingkat kemampuannya menghadapi tekanan.
    – Catatan disiplin kerja sebelumnya. Catatan ini sering memberikan banyak informasi baik mengenai supervisor sebelumnya maupun tentang karyawan. Pelajari kesalahan-kesalahan yang dilakukan supervisor sebelumnya
    – Jumlah dokumen yang mencatat keluhan dan asal keluhan. Jika anda bekerja dalam suatu serikat kerja, anda tentu harus mematuhi kontrask serika kerja tersebut, namun waspadai karyawan yang cenderung suka mengeluh. Cobalah membangun aliansi-aliansi untuk mencegah timbulnya masalah.
  4. Mengenali karyawan yang membuat segala sesuatunya berjalan baik
    Dapatkan dukungan dari karyawan anda sesegera mungkin. Satu cara efektif untuk melakukannya adalah dengan meninjau kembali proyek-proyek mereka di masa lalu dan catatan kontribusi yang mereka lakukan. Selama pertemuan pertama dengan mereka, jelaskan kepada mereka apa yang anda ketahui tentang hasil kerja mereka dan hal-hal apa dari pencapaian itu yang perlu diteruskan
  5. Mengadakan pertemuan dengan seluruh staf
    Pergunakanlah pertemuan ini untuk menentukan karyawan yang memberikan laporan sesuai dengan kemauan dan kebutuhan anda. Jaga agar suasananya tidak formal. Gunakan garis-garis besar berikut selama pertemuan itu:
    – Perkenalkan diri ana. Jika anda berasal dari luar departemen, jelaskan kepada mereka secara ringkas tentang apa yang sudah anda laksanakan dan di bagian mana;
    – Jelaskan kepada mereka apa yang diharapkan oleh manajemen dari anda;
    – Jelaskan kepada mereka apa yang menjadi visi ideal anda untuk kelompok kerja. Nyatakan secara rinci. Jelaskan kepada mereka       apa yang menjadi perhatian anda hal yang baik dan buruk;
    – Adakan suatu diskusi. Tanyakan apa yang mereka pikirkan tentang kebutuhan kelompok dalam mencapai visi ini. Berilah dukungan kepada mereka untuk berbicara sesuai dengan kemampuan masing-masing. Catat hal-hal terpenting di sebuah grafik sebagai poin-poin yang harus dilaksanakan. Beri batas waktu pengerjaannya untuk menegaskan bahwa anda seseorang yang berorientasi aksi;
    – Buat ringkasan pokok persoalan. Katakan kepada mereka bahwa anda akan datang untuk membantu dan memberikan lebih banyak informasi penting tentang pekerjaan itu;
    – Berterima kasih kepada mereka dan menutup pertemuan;
    – Pastikan bahwa anda menindaklanjutinya dan melaksanakan hasil pertemuan itu.
  6. Abaikan desas-desus dan kabar angin
    Hal ini penting khususnya untuk komentar buruk tentang seorang karyawan yang disebarkan karyawan lain. Jika anda mengetahui seorang karyawan melakukannya, jelaskan bahwa anda tidak memberi toleransi terhadap hal itu, Beberapa karyawan akan mengatakan sesuatu untuk mengambil hati anda. Ini harus segera dihentikan. Jika kabar angin terus terjadi, carilah asal kabar angin tersebut dan segera lakukan klarifikasi.
  7. Bersikap optimis dan positif
    Jika perusahaan sedang dalam keadaan sulit, jujurlah tentang apa yang sedang terjadi tanpa ikut membicarakan bagaimana sulitnya situasi itu. Arahkan komentar terhadap penyelesaian masalah sesuatu yang anda dan kelompok anda dapat lakukan untuk membuat situasi menjadi lebih baik. Bahkan seandainya perusahaan nyaris bangkrut, keributan atau keluhan tidak akan menolong. Hal itu malah mempercepat kebangkrutan.
  8. Ketahui apa yang diinginkan manajemen dari anda
    Ketahui dengan jelasi apa yang diinginkan atasan anda dari anda dan kelompok kerja yang anda pimpin. Beri tahu para karyawan apa yang diinginkan supervisor anda dari anda. Hal ini akan memungkinkan setiap karyawan untuk menetapkan priortias dan mengerti mengapa pekerjaan mengalami perubahan. Contoh, apakah saat ini fokus ada pada:
    – Jumlah, produktivitas?
    – Kualitas?
    – Persoalan-persoalan layanan konsumen?
    – Mengurangi pengeluaran tambahan, mengurangi biaya-biaya?
  9. Tentukan sasaran utama anda dan kelompok kerja anda
    Jelaskan sasaran kerja anda kepada tim kerja anda. Jelaskan kepada staf anda, mereka harus bekerja sesuai dengan standar yang sudah anda jelaskan. Lakukan segala upaya untuk menghubungkan sasaran anda dengan tanggung jawab tiap karyawan.
    Kunci persoalan yang harus diingat dalam hal ini adalah bahwa anda perlu memiliki karyawan yang memahami visi anda. Anda adalah penjual utama visi anda, dan sering kali visi itu harus dijual lagi, dan lagi. Ingatlah anda tidak mendapat bayaran atas apa yang anda kerjakan, anda mendapat bayaran atas apa yang dikerjakan staf anda.

Sumber :

Judul Buku : Menjadi Supervisor/How to Supervise People

Penulis : Donald P.Ladew

Alih Bahasa : Christina Hutabarat

Editor : Elizabeth Panjaitan

Desain Sampul : Stefanus Rudi N.

Penerbit : Career Press

Tinggalkan komentar

error: Content is protected !!