Training Sekilas Pandang Standard Operating Procedures (SOP)

Training Sekilas Pandang Standard Operating Procedures (SOP)

  • Pengertian SOP menurut menteri pendayagunaan

Menurut peraturan menteri pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi nomor 35 tahun 2012. Dijelaskan bahwa pengertian Standard Operating Procedures (SOP) adalah prosedur baku pelaksanaan kegiatan atau serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan kegiatan, bagaimana, kapan, dimana, dan oleh siapa dilakukan.

Sedangkan dalam peraturan menteri dalam negeri nomor 52 tahun 2011, tentang Standar Operasional Prosedur dalam lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota. Disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur, yang selanjutnya disingkat SOP, adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas pemerintah daerah.

SOP administrasi pemerintahan pada dasarnya merupakan pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar dalam suatu organisasi. Untuk memasitkan semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi. Berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar serta sistematis.

  • Sistem Manual SOP

Dengan adanya sistem manual SOP, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja layanan yang diberikan instansi pemerintah. Demikian pula melalui instruksi kerja yang terstandarisasi, semua kegiatan layanan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas. Layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya, akan semakin terminimalisasi. Di samping konsistensi layanan, hal lain yang akan dihasilkan adalah efesiensi dan efektivitas kerja.

Dengan prosedur yang terstandarisasi, setiap orang, baik pengguna layanan maupun staff yang memberi layanan, akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan pelayanan yang semakin hari semakin baik dan cepat. Hal ini dimungkinkan karena terjadinya proses pembelajaran secara terus menerus selama proses pelayanan. Dengan demikian, dapat dipastikan, melalui SOP akan ada peningkatan efisiensi dan efektivitas kinerja pelayanan pada masyarakat.

SOP bisa diuraikan sebagai panduan hasil kerja yang diinginkan dan proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP yang dibuat dan didokumentasikan secara tertulis, memuat prosedur kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat diimplementasikan dengan baik serta konsisten oleh pelaku.

Implementasi SOP yang baik akan menunjukan konsistensi hasil kerja, produk, dan proses pelayanan seluruhnya, dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang. Bisa dikatan bahwa SOP adalah sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola prosedur, pola kerja dan kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat. Keberadaan SOP menjamin keseragaman itu.

  • Pengertian SOP menurut menteri pendayagunaan

Menurut peraturan menteri PAN dan RB nomor 35 tahun 2012, SOP terdiri atas SOP administrasi dan SOP teknis. SOP administrasi merupakan prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

sedangkan SOP teknis merupakan prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

Sementara itu, menurut peraturan menteri dalam negeri nomor 52 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Provinsi dan Kabupaten/Kota, SOP terdiri dari dari SOP Administratif dan SOP teknis, SOP Administratif merupakan standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis merupakan standar prosedur yang sangant rinci dan bersifat teknis.

  • Perumusan dan fungsi SOP

Perumusan SOP menjadi relevan sebagai tolak ukur menilai efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah, dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual, prosedur diartikan sebagai langkah dari sejumlah instruksi logis untuk menuju suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki itu berupa sistem kera dalam bentuk aktivitas, aliran data dan kerja.

dilihat dari fungsinya, SOP membentuk sistem dan aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP juga berfungsi menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

Menjelaskan proses pelaksanaan kegiatan berlangsung, sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan. Menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik dan menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja. Secara umum SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem mekanisme, dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah.

SOP sebagai suatu dokumen/instrumen, memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut, dimaksudkan untuk memastikan proses pelayanan diseluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali dan berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

SOP sebagai suatu instrumen manajemen, berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik -praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang / jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.

Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standari kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga besifat proaktif. Bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.

Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan (organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP, karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.

 

Ingin mengetahui lebih banyak tentang SOP? Silahkan klik link ini.

 

Sumber :

Judul : Menyusun Standard Operating Procedures Lembaga Pemerintah

Penulis : Dadang Suwanda dan Agus Purwoko

Penerbit : Penerbit PPM

 

 

Tinggalkan komentar

error: Content is protected !!